Kanzleisoftware wechseln: Datenübernahme, Parallelbetrieb und Checkliste

Ein Wechsel der Kanzleisoftware scheitert selten an der neuen Software, sondern an der Übergabe: Fristen, die im alten System bleiben, doppelte Kontakte, Akten ohne Dokumente. Mit einer klaren Reihenfolge lässt sich das vermeiden.

1. Bestand sichten und exportieren

Klären Sie zuerst, was Sie übernehmen: laufende Akten, Kontakte, offene Fristen, nicht verrechnete Zeiten und die Dokumente. Fragen Sie den bisherigen Anbieter, in welchen Formaten er exportiert. Üblich sind Listen im CSV- oder Excel-Format; Dokumente liegen oft als Ordnerstruktur vor.

Ein Auftragsverarbeiter muss nach Ende der Leistungen alle personenbezogenen Daten nach Wahl des Verantwortlichen zurückgeben oder löschen (Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO). Ihr Auftragsverarbeitungsvertrag zeigt, wie und in welcher Frist das geschieht.

2. Fristen zuerst

Offene Fristen sind der heikelste Teil. Übernehmen Sie sie zuerst, gleichen Sie sie nach dem Import mit dem alten Fristenbuch ab und führen Sie das alte Fristenbuch weiter, bis der Abgleich vollständig ist. Wenn Sie Notfristen im Vier-Augen-Prinzip kontrollieren, tun Sie das auch bei übernommenen Fristen.

3. Import mit Vorschau

Prüfen Sie vor jedem Import die Spaltenzuordnung an den ersten Zeilen. Gleiche Aktenzahlen dürfen nicht doppelt entstehen, und ein Import sollte sich vollständig zurücknehmen lassen, falls die Zuordnung nicht stimmt.

4. Stichtag und Parallelbetrieb

Legen Sie einen Stichtag fest, ab dem neue Akten nur noch im neuen System entstehen. Bis dahin pflegen Sie Änderungen an einer Stelle und übertragen sie einmal. Sagen Sie dem Team, wo welche Daten liegen.

5. Den Ausstieg mitdenken

Prüfen Sie schon beim Einstieg, wie Sie wieder herauskommen: ein vollständiger Export mit allen Dokumenten, in welchem Format und wie lange abrufbar.

So unterstützt Subsumio

Unter Einstellungen › Kanzlei-Import übernehmen Sie Akten, Kontakte, Fristen und Zeiten aus CSV-Dateien, auch mit Windows-Zeichensatz, und aus Excel-Dateien. Für Exporte aus ADVOKAT, jurXPERT und WinCaus gibt es Spaltenvorlagen; sie beruhen auf üblichen Exportbezeichnungen und nicht auf einer Herstellerspezifikation, prüfen Sie die Zuordnung daher in der Vorschau. Bestehende Aktenzahlen werden übersprungen und nie überschrieben; unter „Letzte Importe“ nehmen Sie einen Import vollständig zurück. Dokumente laden Sie hoch oder übernehmen sie über Ihr verbundenes E-Mail-Postfach.

Für den Ausstieg erstellen Kanzlei-Admins einen vollständigen Export: die Einträge mit Text und Metadaten und die Originaldateien in einem ZIP-Archiv, einmal innerhalb von 24 Stunden abrufbar. Er enthält, was der Zugang der Person sehen darf, die ihn anfordert; gesperrte Akten bleiben außen vor.