Subsumio Handbuch

So gehen Sie vor

1. 1

   Kanzlei anlegen

   Nach der Registrierung führt Sie die Einrichtung durch Kanzleiname, Rechtsgebiete und Ihre Rolle. Sie können jeden Schritt überspringen und später in den Einstellungen nachholen.

2. 2

   Bestand übernehmen

   Akten, Kontakte, Fristen und Zeiten übernehmen Sie per CSV- oder Excel-Datei. Vor dem Import sehen Sie Zeile für Zeile, was angelegt wird — nichts wird überschrieben.

3. 3

   Postfach verbinden

   Verbinden Sie das Kanzleipostfach, damit eingehende E-Mails den Akten zugeordnet werden. Der Zugriff ist nur lesend.

4. 4

   Team einladen

   Laden Sie Kolleginnen, Kollegen und die Kanzleiassistenz per E-Mail ein und vergeben Sie Rollen.

5. 5

   Erste Frage stellen

   Öffnen Sie den Assistenten und fragen Sie zu einer Akte. Jede Antwort nennt ihre Fundstellen.

Gut zu wissen

Fristen & Termine

Überfälliges steht immer oben. Darunter folgen die nächsten 14 Tage, nach Kalendertagen geordnet — Vorfristen erscheinen als eigener Eintrag. Ist in diesem Zeitraum nichts fällig, zeigt die Liste, was danach kommt.

Zu erledigen

Eingänge ohne Zuordnung, Freigaben, ausstehende Unterschriften, Dokumente ohne Akte, offene Rechnungen und fällige Treuhand-Abgleiche. Es erscheint nur, was tatsächlich offen ist.

Aktive Akten

Die zuletzt bearbeiteten offenen Akten mit Aktenzeichen, Mandant, Rechtsgebiet und der jeweils nächsten Frist.

Kanzlei

Die zweite Ansicht zeigt Kennzahlen der Kanzlei — Umsatz und neue Akten der letzten sechs Monate — und lässt sich anpassen.

Gut zu wissen

⌘ K / Strg K

Öffnet die Suche über Akten, Kontakte, Fristen und Funktionen. Geben Sie ein Aktenzeichen oder einen Namen ein und springen Sie direkt hin.

Neu

Über „Neu“ in der Kopfzeile legen Sie von jeder Seite aus eine Akte, Frist, Rechnung oder Signaturanfrage an.

Seitenleiste

Oben die täglichen Bereiche, darunter die Gruppen Mandate & Beteiligte, Termine & Aufgaben, Dokumente & Wissen und Honorar & Finanzen. „Alle Funktionen anzeigen“ blendet selten genutzte Werkzeuge ein.

Hilfe

Das Hilfe-Symbol öffnet zu jeder Seite eine kurze Erklärung und den passenden Abschnitt in diesem Handbuch.

So gehen Sie vor

1. 1

   Akte anlegen

   „Neue Akte“ fragt Mandant, Gegner, Gericht und Rechtsgebiet ab. Beim Speichern läuft die Kollisionsprüfung gegen alle bestehenden Akten und Kontakte.

2. 2

   Dokumente ablegen

   Ziehen Sie Schriftsätze, Beilagen oder E-Mails in die Akte. Texte werden erkannt, Fristen im Dokument als Vorschlag angeboten.

3. 3

   Arbeiten und festhalten

   Zeiten, Telefonnotizen und Aufgaben erfassen Sie direkt in der Akte — sie landen automatisch in Honorarnote und Aktenverlauf.

Gut zu wissen

Register

Überblick, Fristen & Aufgaben, Dokumente, E-Mails, Beteiligte, Beweismittel, Notizen, Telefonnotizen, Strategie, Abrechnung und Verlauf.

Aktenblatt

Jede neue Akte erhält ein Aktenblatt mit den Stammdaten, das der Assistent als Ausgangspunkt nutzt.

Archivieren

Abgeschlossene Akten werden archiviert, nicht gelöscht — die Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren (§ 132 BAO) bleibt gewahrt.

So gehen Sie vor

1. 1

   Frist anlegen oder übernehmen

   Legen Sie eine Frist von Hand an, lassen Sie sie aus Zustelldatum und Fristart berechnen oder übernehmen Sie einen Vorschlag aus einem Dokument oder eingefügten Text.

2. 2

   Prüfen und freigeben

   Automatisch erkannte Fristen sind „Ungeprüft“, bis eine berechtigte Person sie freigibt. Notfristen verlangen eine zweite Prüfung.

3. 3

   Erledigen

   Erledigte Fristen verlassen die Übersicht und bleiben im Fristenbuch nachvollziehbar. Eine Notfrist lässt sich erst nach der Zweitprüfung durch eine zweite Person als erledigt vermerken.

Gut zu wissen

Notfrist

Nicht erstreckbare Fristen (§ 128 Abs 1 ZPO) werden rot markiert und in der Übersicht immer zuerst genannt.

Vorfrist

Standard ist eine Woche vor Fristende, auf den davorliegenden Werktag gezogen. Die Vorfrist ist in der Frist einstellbar.

Ampel

Überfällig, kritisch (höchstens zwei Werktage bis Fristende), Vorfrist erreicht oder in Ordnung.

Kalender-Abo und Export

Unter „Kalender-Export“ erzeugen Sie eine persönliche Abo-Adresse. Outlook, Apple- und Google-Kalender halten damit Ihre Fristen selbstständig aktuell. Die Adresse enthält einen persönlichen Schlüssel, gilt wie ein Passwort und lässt sich jederzeit widerrufen. Alternativ laden Sie eine einmalige Kalenderdatei herunter — mit Erinnerung zur Vorfrist und zwei Tage vor Fristende.

Gut zu wissen

Fristenlauf

Tages-, Wochen- und Monatsfristen nach §§ 124–126 ZPO; endet eine Frist an einem Samstag, Sonntag oder Feiertag, endet sie am nächsten Werktag.

Verhandlungsfreie Zeit

15. Juli bis 17. August und 24. Dezember bis 6. Jänner hemmen Rechtsmittelfristen nach § 222 ZPO — außer in Ferialsachen.

Zustellung

ERV-Zustellung gilt am folgenden Werktag als bewirkt (§ 89a GOG), Hinterlegung mit dem ersten Tag der Abholfrist (§ 17 Abs 3 ZustG).

Verwaltungsverfahren

Für Fristen nach dem AVG gelten zusätzlich Karfreitag und 24. Dezember als fristhemmende Endtage (§ 33 Abs 2 AVG).

Gut zu wissen

Stufen

7 Tage, 3 Tage, 1 Tag vorher und am Fälligkeitstag. Die Vorfrist erinnert einmal, sobald sie erreicht ist.

Kanäle

E-Mail an die zuständigen Personen (sobald der Mailversand der Kanzlei eingerichtet ist), Benachrichtigung in der App und auf dem Telefon; auf Wunsch zusätzlich per WhatsApp.

Was nicht erinnert

Erledigte, stornierte oder verworfene Fristen. Eine übersprungene Stufe wird nicht nachgeholt, damit keine veraltete Warnung kommt.

Gut zu wissen

Überschneidung

Zwei Termine, die sich zeitlich überlappen, werden am Tag und am Eintrag markiert. Schon beim Anlegen eines Termins warnt Subsumio vor der Überschneidung.

Frist am Verhandlungstag

Fällt eine Frist auf einen Tag mit Verhandlung oder Tagsatzung, weist der Kalender darauf hin, damit Sie die Frist rechtzeitig vorziehen.

Ansichten

Monat oder Woche; Fristen gelb, Notfristen rot, Verhandlungen blau, Termine grau. Ein Klick auf eine Frist öffnet die Akte.

Outlook

Ist ein Microsoft-365-Konto verbunden, werden neue Termine nach Outlook übertragen.

Gut zu wissen

Aufgaben

Angelegt und abgehakt werden Aufgaben in der Akte; die Aufgabenliste zeigt alle Aufgaben aller Akten mit Fälligkeit, überfällige zuerst.

Wiedervorlagen

Legen Sie eine Akte zu einem Datum wieder vor; fällige Wiedervorlagen stehen gesammelt in der Liste und im Tagesbriefing.

Gut zu wissen

Umfang

Die Prüfung läuft über alle Akten und Kontakte der Kanzlei — Mandanten, Gegner und sonstige Beteiligte, auch ältere und archivierte Akten.

Ähnliche Namen

Auch Teiltreffer und Schreibvarianten werden angezeigt, jeweils mit Rolle und Akte.

Bei der Aktenanlage

Die Prüfung läuft beim Anlegen einer Akte automatisch mit; das Ergebnis wird in der Akte vermerkt.

Gut zu wissen

Mandatsannahme

Anfragen werden erfasst, geprüft und erst nach Annahme und Identifizierung zur Akte.

Identifizierung

Die Sorgfaltspflichten nach §§ 8b ff. RAO — Ausweis, Geburtsdatum, wirtschaftliche Eigentümer — werden je Mandant dokumentiert; fehlende Angaben zeigt Subsumio an.

Sanktionslisten

Namen werden gegen die konsolidierte EU-Finanzsanktionsliste abgeglichen; die Liste wird wöchentlich aktualisiert.

Gut zu wissen

Postfach

Verbindung per IMAP, Abruf alle fünf Minuten, nur lesend. Antworten versenden Sie über den Server Ihres Postfachs.

Zuordnung

Eine E-Mail wird nur dann automatisch einer Akte zugeordnet, wenn die Zuordnung eindeutig ist; sonst entscheiden Sie.

Anhänge und Fristen

Anhänge werden in der Akte abgelegt; Datumsangaben mit Fristbezug werden als Vorschlag angeboten, nie automatisch übernommen.

Antwortentwurf

Der Assistent formuliert auf Wunsch einen Antwortentwurf. Gesendet wird nur, was Sie selbst absenden.

Gut zu wissen

Freigabe

Mandanten sehen nur, was Sie ausdrücklich freigeben.

Unterlagen anfordern

Fordern Sie Unterlagen gezielt an; Subsumio erinnert den Mandanten und legt Eingänge in der Akte ab.

Gut zu wissen

Texterkennung

Auch eingescannte PDFs werden durchsuchbar. Dokumente, deren Erkennung noch läuft oder geprüft werden sollte, zeigt die Übersicht unter „Dokumente zu prüfen“.

Fristerkennung

Datumsangaben mit Fristbezug werden erkannt und als ungeprüfte Frist vorgeschlagen — mit Stelle im Dokument.

Formate

PDF, Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument, E-Mails (.eml, .msg), Bilder inklusive Handyfotos (HEIC), Tonaufnahmen und ZIP-Archive.

Gut zu wissen

Fundstellen

Zitierte Normen und Entscheidungen werden nach der Antwort gegen die Rechtsquellen (RIS) geprüft und als geprüft oder ungeprüft gekennzeichnet.

Aktenbezug

Mit einer gewählten Akte antwortet der Assistent aus deren Dokumenten und nennt, wo verfügbar, die Seite im Dokument.

Kennzeichnung

Jede Ausgabe ist als KI-Entwurf gekennzeichnet und anwaltlich zu prüfen.

Seitenpanel

Mit dem Assistenten-Symbol rechts oben öffnen Sie ihn neben jeder Seite — mit dem Kontext der Akte, in der Sie gerade arbeiten.

Gut zu wissen

Was dazulernt

Aus Ihren Dokumenten und Notizen werden Tatsachen und Einschätzungen abgeleitet — kurz nach dem Hochladen und jede Nacht. Der Assistent merkt sich Vorgaben aus Gesprächen; für Prüfleitfäden werden Ergänzungen aus unterzeichneten Verträgen vorgeschlagen, die Sie bestätigen.

Wofür

Beim nächsten Mandat finden Sie ähnliche frühere Fälle, Ihre eigenen Schriftsätze und die passende Rechtsprechung aus dem RIS gemeinsam — mit Fundstelle.

Abschalten

Administratorinnen und Administratoren schalten „Kanzlei-Gehirn lernt mit“ für die ganze Kanzlei aus. Dokumente bleiben durchsuchbar, der Assistent antwortet weiter; es wird nur nichts Neues mehr automatisch abgeleitet. Bereits Gelerntes bleibt erhalten. Jede Änderung wird protokolliert.

Gedächtnis des Assistenten

Was sich der Assistent gemerkt hat, sehen, heften und löschen Sie unter Einstellungen › Gedächtnis des Assistenten. Eigene Vorgaben können Sie dort jederzeit eintragen.

Kein Training

Mit Ihren Daten wird kein KI-Modell trainiert. Was Ihr Kanzlei-Gehirn lernt, fließt nicht in das Wissen anderer Kanzleien ein.

Gut zu wissen

Quellen

Bundes- und Landesrecht sowie Entscheidungen von OGH, VfGH und VwGH aus dem RIS.

Ergebnis

Treffer mit Fundstelle und Verweis auf die Quelle im RIS.

Gut zu wissen

Entwurf

Der Assistent erstellt Entwürfe aus Aktendaten und Ihren Vorlagen; Fundstellen werden wie im Assistenten geprüft.

Word

Export als Word-Dokument; mit dem Word-Add-in arbeiten Sie direkt in Word mit der Akte.

Vorlagen

Eigene Vorlagen und Klauseln der Kanzlei, nach Rechtsgebiet geordnet.

Gut zu wissen

Erfassen

Mit Stoppuhr oder nachträglich, immer mit Aktenbezug und Tätigkeitsbeschreibung.

Vorschläge

Aus bearbeiteten Dokumenten, E-Mails, Telefonaten und Besprechungen schlägt Subsumio Zeiteinträge vor, die Sie bestätigen oder verwerfen.

Gut zu wissen

RATG

Tarifposten 1 bis 3C mit Einheitssatz, ERV-Kosten und Streitgenossenzuschlag nach § 15 RATG — auf Basis der aktuellen Valorisierung.

Zeithonorar

Erfasste Zeiten übernehmen Sie mit Stundensatz direkt in die Rechnung.

Rechnungsnummern

Fortlaufend und lückenlos, vergeben beim Ausstellen.

E-Rechnung

ebInterface für österreichische Empfänger, außerdem XRechnung und ZUGFeRD.

Gut zu wissen

Unveränderlich

Buchungen werden fortlaufend nummeriert und nie überschrieben; eine Korrektur ist eine Gegenbuchung.

Je Akte

Auszahlungen sind nur bis zum Guthaben der jeweiligen Akte möglich.

Hinweis ab 40.000 €

Ab diesem Betrag weist Subsumio auf die Meldepflicht nach § 10a Abs 2 RAO hin.

Abgleich

Der Quartalsabgleich wird vermerkt; ein fälliger Abgleich erscheint in der Übersicht.

Gut zu wissen

Qualifizierte Signatur

Mit ID Austria oder A-Trust-Karte; die qualifizierte elektronische Signatur ist der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt.

Unterschriften einholen

Signaturanfragen an Mandanten per DocuSign oder über das Mandantenportal; das signierte Dokument wird in der Akte abgelegt.

Gut zu wissen

Rollen

Kanzleileitung (Verwaltung und Abrechnung), Anwältin bzw. Anwalt und Kanzleiassistenz. Mandanten haben nur Zugang zum Portal.

Einladung

Per E-Mail; wer einer Kanzlei beitritt, arbeitet in deren Akten und Kontingent.

Aktenzugriff

Einzelne Akten lassen sich auf bestimmte Personen beschränken.

Gut zu wissen

Anmeldung

Zwei-Faktor-Anmeldung mit Authenticator-App und Wiederherstellungscodes; Single Sign-on für größere Kanzleien.

Protokoll

Zugriffe und Änderungen werden in einem manipulationssicheren Protokoll festgehalten.

Hosting

Rechenzentren in der EU; auf Wunsch Betrieb in der eigenen Kanzlei.

Datenexport

Die Daten Ihres Kontos lassen sich jederzeit als Datei exportieren (Art. 15/20 DSGVO).

Gut zu wissen

Dateien

CSV (auch mit Windows-Zeichensatz) und Excel-Dateien für Akten, Kontakte, Fristen und Zeiten.

Vorschau

Vor dem Import sehen Sie jede Zeile mit dem Ergebnis. Bestehende Aktenzeichen werden übersprungen, nie überschrieben.

Rückgängig

Unter „Letzte Importe“ nehmen Sie einen Import vollständig zurück.