Subsumio-Handbuch

So gehen Sie vor

1. 1

   Kanzlei anlegen

   Nach der Registrierung führt Sie die Einrichtung durch Kanzleiname, Rechtsgebiete und Ihre Rolle. Sie können jeden Schritt überspringen und später in den Einstellungen nachholen.

2. 2

   Bestand übernehmen

   Akten, Kontakte, Fristen und Zeiten übernehmen Sie per CSV- oder Excel-Datei. Vor dem Import sehen Sie Zeile für Zeile, was angelegt wird — nichts wird überschrieben.

3. 3

   Postfach verbinden

   Verbinden Sie das Kanzleipostfach, damit eingehende E-Mails den Akten zugeordnet werden. Der Zugriff ist nur lesend.

4. 4

   Team einladen

   Laden Sie Kolleginnen, Kollegen und die Kanzleiassistenz per E-Mail ein und vergeben Sie Rollen.

5. 5

   Erste Frage stellen

   Öffnen Sie den Assistenten und fragen Sie zu einer Akte. Antworten nennen ihre Fundstellen; was sich nicht belegen lässt, wird gekennzeichnet.

Gut zu wissen

Fristen & Termine

Überfälliges steht immer oben. Darunter folgen die nächsten 14 Tage, nach Kalendertagen geordnet — Vorfristen erscheinen als eigener Eintrag. Ist in diesem Zeitraum nichts fällig, zeigt die Liste, was danach kommt.

Zu erledigen

Eingänge ohne Zuordnung, Freigaben, ausstehende Unterschriften, Dokumente ohne Akte, offene Rechnungen und fällige Treuhand-Abgleiche. Es erscheint nur, was tatsächlich offen ist.

Offene Akten

Die zuletzt bearbeiteten offenen Akten mit Aktenzeichen, Mandant, Rechtsgebiet und der jeweils nächsten Frist.

Kanzlei

Die zweite Ansicht zeigt Kennzahlen der Kanzlei — Umsatz und neue Akten der letzten sechs Monate — und lässt sich anpassen.

Gut zu wissen

Was hier steht

Von der KI erkannte Fristen, Eingaben von Mandanten, Aktionen von Assistent und Agenten, automatische Aktenanalysen und Zeitvorschläge.

Reihenfolge

Dringendes steht oben. Jede Zeile führt in die Liste, in der Sie prüfen und entscheiden.

Nichts offen

Wartet nichts auf Sie, sagt die Seite das ausdrücklich.

Gut zu wissen

⌘ K / Strg K

Öffnet die Suche über Akten, Kontakte, Fristen und Funktionen. Geben Sie ein Aktenzeichen oder einen Namen ein und springen Sie direkt hin.

Neu

Über „Neu“ in der Kopfzeile legen Sie von jeder Seite aus eine Akte, Frist, Rechnung oder Signaturanfrage an.

Seitenleiste

Oben die täglichen Bereiche, darunter die Gruppen Mandanten & Beteiligte, Termine & Aufgaben, Dokumente & Wissen und Honorar & Finanzen. „Mehr Bereiche zeigen“ blendet selten genutzte Werkzeuge ein.

/ · ⌘ J · ⌘ B · ?

Die Taste / öffnet die Suche (der Knopf „Suchen“ in der Kopfzeile ebenso), ⌘ J / Strg J öffnet und schließt den Assistenten, ⌘ B / Strg B klappt die Seitenleiste ein oder aus, ? zeigt alle Tastenkürzel. Der Assistent steht ab 1 280 Pixel Fensterbreite neben der Seite, darunter öffnet er sich als eigene Ebene. Ihr Konto, Design und Abmelden finden Sie ganz rechts in der Kopfzeile.

Hilfe

Das Hilfe-Symbol öffnet zu jeder Seite eine kurze Erklärung und den passenden Abschnitt in diesem Handbuch.

Gut zu wissen

Suche

Ein Suchbegriff durchsucht Akten, Dokumente, Fristen, Notizen und Kontakte. Über die Bereiche oberhalb der Treffer grenzen Sie ein; jeder Bereich zeigt die Zahl seiner Treffer.

Rechtsquellen

Dieselbe Suche zeigt im Bereich „Rechtsquellen“ passende Entscheidungen mit Fundstelle. Fällt dieser Teil aus, bleiben die Treffer aus der Kanzlei sichtbar.

Akten-Suche

„Akten filtern“ auf der Seite Suche öffnet die Akten-Suche. Sie suchen nach Bezeichnung, Aktenzahl, Mandant, Gegner, Sachbearbeiter oder Gericht und filtern nach Status, Rechtsgebiet, Priorität, Schlagworten und dem Stand der Kollisionsprüfung.

Rückmeldung

Bei einem Treffer können Sie angeben, ob er hilfreich war. Diese Rückmeldung dient der Bewertung der Trefferreihenfolge.

Gut zu wissen

Prüfungen

Die Liste zeigt Entwürfe, Verträge, Schreiben, Aktenvermerke und Akten, die zur Prüfung gestellt wurden, sowie automatische Aktenanalysen, die auf eine Prüfung warten. Offene Vorgänge stehen oben.

Entscheiden

Weisen Sie einen Prüfer zu; der Vorgang wechselt damit in „In Prüfung“. Mit „Freigeben“, „Überarbeiten“ oder „Ablehnen“ wird die Entscheidung mit Zeitpunkt und prüfender Person am Dokument vermerkt.

Benachrichtigungen

Fristwarnungen, Erwähnungen, Antworten, zugewiesene Aufgaben und Hinweise des Assistenten stehen in einer Liste, die Sie durchsuchen und nach gelesen oder ungelesen filtern. Auf derselben Seite schalten Sie Mitteilungen für das jeweilige Gerät ein.

Synchronisation

Änderungen, die ohne Verbindung entstanden sind, werden später abgeglichen. Wurde derselbe Eintrag inzwischen auch am Server geändert, sehen Sie beide Fassungen nebeneinander und wählen: Ihre Version senden, verwerfen oder als Kopie speichern.

So gehen Sie vor

1. 1

   Akte anlegen

   „Neue Akte“ fragt Mandant, Gegner, Gericht und Rechtsgebiet ab. Beim Speichern läuft die Kollisionsprüfung gegen alle bestehenden Akten und Kontakte.

2. 2

   Dokumente ablegen

   Ziehen Sie Schriftsätze, Beilagen oder E-Mails in die Akte. Texte werden erkannt, Fristen im Dokument als Vorschlag angeboten.

3. 3

   Arbeiten und festhalten

   Zeiten, Telefonnotizen und Aufgaben erfassen Sie direkt in der Akte — sie landen automatisch in Honorarnote und Aktenverlauf.

Gut zu wissen

Register

Überblick, Fristen & Aufgaben, Dokumente, E-Mails, Beteiligte, Beweismittel, Notizen, Telefonnotizen, Strategie, Abrechnung und Verlauf.

Aktenblatt

Jede neue Akte erhält ein Aktenblatt mit den Stammdaten, das der Assistent als Ausgangspunkt nutzt.

Archivieren

Abgeschlossene Akten werden archiviert, nicht gelöscht — die Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren (§ 132 BAO) bleibt gewahrt.

So gehen Sie vor

1. 1

   Frist anlegen oder übernehmen

   Legen Sie eine Frist von Hand an, lassen Sie sie aus Zustelldatum und Fristart berechnen oder übernehmen Sie einen Vorschlag aus einem Dokument oder eingefügten Text.

2. 2

   Prüfen und freigeben

   Automatisch erkannte Fristen sind „Ungeprüft“, bis eine berechtigte Person sie freigibt. Notfristen verlangen eine zweite Prüfung.

3. 3

   Erledigen

   Erledigte Fristen verlassen die Übersicht und bleiben im Fristenbuch nachvollziehbar. Eine Notfrist lässt sich erst nach der Zweitprüfung durch eine zweite Person als erledigt vermerken.

Gut zu wissen

Notfrist

Nicht erstreckbare Fristen (§ 128 Abs 1 ZPO) werden rot markiert und in der Übersicht immer zuerst genannt.

Vorfrist

Standard ist eine Woche vor Fristende, auf den davorliegenden Werktag gezogen. Die Vorfrist ist in der Frist einstellbar.

Ampel

Überfällig, kritisch (höchstens zwei Werktage bis Fristende), Vorfrist erreicht oder in Ordnung.

Kalender-Abo und Export

Unter „Kalender-Export“ erzeugen Sie eine persönliche Abo-Adresse. Outlook, Apple- und Google-Kalender halten damit Ihre Fristen selbstständig aktuell. Die Adresse enthält einen persönlichen Schlüssel, gilt wie ein Passwort und lässt sich jederzeit widerrufen. Alternativ laden Sie eine einmalige Kalenderdatei herunter — mit Erinnerung zur Vorfrist und zwei Tage vor Fristende.

Gut zu wissen

Fristenlauf

Tages-, Wochen- und Monatsfristen nach §§ 124–126 ZPO; endet eine Frist an einem Samstag, Sonntag oder Feiertag, endet sie am nächsten Werktag.

Verhandlungsfreie Zeit

15. Juli bis 17. August und 24. Dezember bis 6. Jänner hemmen Fristen nach § 222 Abs 1 ZPO nur im streitigen Verfahren. Ausgenommen sind die Fälle des § 222 Abs 2 ZPO, Arbeits- und Sozialrechtssachen (§ 39 Abs 4 ASGG), das Exekutionsverfahren (§ 78 Abs 2 Z 3 EO) und das Außerstreitverfahren (§ 23 Abs 1 AußStrG). Ohne Angabe der Verfahrensart rechnet Subsumio die frühere, sichere Frist.

Zustellung

ERV-Zustellung gilt am folgenden Werktag als bewirkt (§ 89d GOG), Hinterlegung mit dem ersten Tag der Abholfrist (§ 17 Abs 3 ZustG).

Verwaltungsverfahren

Für Fristen nach dem AVG gelten zusätzlich Karfreitag und 24. Dezember als fristhemmende Endtage (§ 33 Abs 2 AVG).

Gut zu wissen

Stufen

7 Tage, 3 Tage, 1 Tag vorher und am Fälligkeitstag. Die Vorfrist erinnert einmal, sobald sie erreicht ist.

Kanäle

E-Mail an die zuständigen Personen (sobald der Mailversand der Kanzlei eingerichtet ist), Benachrichtigung in der App und auf dem Telefon; auf Wunsch zusätzlich per WhatsApp.

Was nicht erinnert

Erledigte, stornierte oder verworfene Fristen. Eine übersprungene Stufe wird nicht nachgeholt, damit keine veraltete Warnung kommt.

Gut zu wissen

Überschneidung

Zwei Termine, die sich zeitlich überlappen, werden am Tag und am Eintrag markiert. Schon beim Anlegen eines Termins warnt Subsumio vor der Überschneidung.

Frist am Verhandlungstag

Fällt eine Frist auf einen Tag mit Verhandlung oder Tagsatzung, weist der Kalender darauf hin, damit Sie die Frist rechtzeitig vorziehen.

Ansichten

Monat oder Woche; Fristen gelb, Notfristen rot, Verhandlungen blau, Termine grau. Ein Klick auf eine Frist öffnet die Akte.

Outlook

Ist ein Microsoft-365-Konto verbunden, werden neue Termine nach Outlook übertragen.

So gehen Sie vor

1. 1

   Wiedervorlage anlegen

   Unter Wiedervorlagen „Neue Wiedervorlage“ wählen, Beschreibung, Datum und Zuständig eintragen; die Akte ist optional. Der Assistent legt eine Wiedervorlage auf Wunsch auch selbst an, Sie bestätigen sie vorher.

2. 2

   Erledigen

   Die Liste zeigt offene Wiedervorlagen nach Datum, erledigte am Ende. Erledigt wird mit einem Klick.

Gut zu wissen

Aufgaben

Angelegt und abgehakt werden Aufgaben in der Akte; die Aufgabenliste zeigt alle Aufgaben aller Akten mit Fälligkeit, überfällige zuerst.

Wiedervorlagen

Legen Sie einen Vorgang zu einem Datum wieder vor, mit oder ohne Akte. Die Liste zeigt offene und erledigte Wiedervorlagen.

So gehen Sie vor

1. 1

   Umfang wählen

   Unter „Welche Akten?“ wählen Sie „Eine Akte“, eine „Auswahl“ (bis zu 50 Akten, mit „Akten filtern“) oder „Alle offenen Akten“. Geprüft werden nur Akten, die Sie sehen dürfen; bei mehr als 50 offenen Akten die zuletzt bearbeiteten.

2. 2

   Einstellungen festlegen

   Der „Vorschau-Zeitraum“ (1 bis 90 Tage) bestimmt, welche Fristen als kritisch markiert werden. Der „Evidenz-Schwellwert“ markiert Akten mit weniger Evidenzstücken als angegeben.

3. 3

   Kosten berechnen

   „Kosten berechnen“ zeigt die Kostenvorschau: Anzahl der Akten mal Credits je Akte, Ihr verfügbares Guthaben und die Akten, die gescannt werden. Reicht das Guthaben nicht, lässt sich der Scan nicht starten.

4. 4

   Scan starten

   Mit „Scan starten“ bestätigen Sie den angezeigten Betrag. Für Akten, die nicht gestartet werden oder fehlschlagen, werden die Credits zurückgebucht. Unter „Stand der Prüfungen“ sehen Sie je Akte „läuft“, „fertig“ oder „fehlgeschlagen“.

5. 5

   Ergebnisse prüfen

   Die Ergebnisse erscheinen nach einigen Minuten als Prüfpunkte unter „Eingang prüfen“. Sie warten auf Ihre Freigabe; in die Akte wird nichts automatisch geschrieben.

So gehen Sie vor

1. 1

   Hinweise filtern

   Oben wählen Sie „Offen“ oder „Abgeschlossen“, die Dringlichkeit, die Zuständigen („Meine Akten“, „Ohne Zuständige“ oder ein Teammitglied) und die Prüfung. Daneben steht der Zeitpunkt der letzten Prüfung.

2. 2

   Hinweis lesen

   Jeder Hinweis nennt die Akte, die Prüfung (etwa „Frist fehlt nach Zustellung“, „Vollmacht fehlt“ oder „Rechnung überfällig“), Links zu den Belegen, die Zuständigen und wann er erstmals gemeldet wurde.

3. 3

   Als Aufgabe übernehmen

   „Als Aufgabe übernehmen“ legt eine Aufgabe an; Sie wählen, wer zuständig ist und optional „Fällig am“, und bestätigen mit „Aufgabe anlegen“.

4. 4

   Erledigt oder nicht relevant

   „Erledigt“ schließt den Hinweis; ist die Lücke nicht behoben, meldet die Nachtprüfung sie in der nächsten Nacht erneut. „Nicht relevant“ verlangt eine kurze Begründung, die beim Hinweis gespeichert wird.

Gut zu wissen

Umfang

Die Prüfung läuft über alle Akten und Kontakte der Kanzlei — Mandanten, Gegner und sonstige Beteiligte, auch ältere und archivierte Akten.

Beteiligte

Beteiligte (Partei, Vertreter) sperren die Kollisionsprüfung nie, sie warnen. Die Entscheidung bleibt bei Anwältin oder Anwalt.

Ähnliche Namen

Auch Teiltreffer und Schreibvarianten werden angezeigt, jeweils mit Rolle und Akte.

Bei der Aktenanlage

Die Prüfung läuft beim Anlegen einer Akte automatisch mit; das Ergebnis wird in der Akte vermerkt.

Gut zu wissen

Mandatsannahme

Anfragen werden erfasst, geprüft und erst nach Annahme und Identifizierung zur Akte.

Identifizierung

Die Sorgfaltspflichten nach §§ 8b ff. RAO — Ausweis, Geburtsdatum, wirtschaftliche Eigentümer — werden je Mandant dokumentiert; fehlende Angaben zeigt Subsumio an.

Sanktionslisten

Partei und wirtschaftliche Eigentümer werden gegen die Sanktionslisten der EU, der UN, des OFAC und des Vereinigten Königreichs abgeglichen; die Listen werden täglich aktualisiert. Einen Treffer verwerfen nie eine Person allein.

Gut zu wissen

Postfach

Nach Einrichtung des IMAP-Zugangs wird das Postfach alle fünf Minuten nur lesend abgerufen. Antworten werden über den eingerichteten Kanzlei-SMTP-Server versendet; ohne SMTP oder bei dessen Ausfall kann der eingerichtete Plattform-Maildienst übernehmen.

Zuordnung

Eine E-Mail wird nur dann automatisch einer Akte zugeordnet, wenn die Zuordnung eindeutig ist; sonst entscheiden Sie.

Anhänge und Fristen

Anhänge werden in der Akte abgelegt; Datumsangaben mit Fristbezug werden als Vorschlag angeboten, nie automatisch übernommen.

Antwortentwurf

Der Assistent formuliert auf Wunsch einen Antwortentwurf. Gesendet wird nur, was Sie selbst absenden.

Gut zu wissen

Eingang

Hochgeladene Dokumente und jede eingehende E-Mail (Postfach-Abruf, Weiterleitung, Import) tragen sich selbst in das Posteingangsbuch ein; sonstige Post erfassen Sie über „Eintragen“. Die Zuordnung zur Akte nutzt Aktenzeichen, gerichtliche Geschäftszahl und Parteien; bei Mehrdeutigkeit entscheiden Sie.

Ausgang

Im Postausgangsbuch halten Sie Versand und Zustellung nachvollziehbar fest, mit Zustellart (RSa, RSb, Einschreiben, gewöhnlich, ERV, E-Mail). Beim Word-Export eines Schriftsatzes können Sie ihn gleich als versendet eintragen. Jede E-Mail an Dritte bestätigen Sie vor dem Versand im Dialog „Versand bestätigen“.

Export

Das Posteingangsbuch laden Sie als CSV-Datei herunter.

Gut zu wissen

Freigabe

Mandanten sehen nur, was Sie ausdrücklich freigeben.

Unterlagen anfordern

Fordern Sie Unterlagen gezielt an; Subsumio erinnert den Mandanten und legt Eingänge in der Akte ab.

Gut zu wissen

Gegner

Die Auswertung fasst die in den Akten eingetragenen Gegner zusammen: Zahl der Akten, Rechtsgebiete und die zugehörigen Akten. Eine Siegquote erscheint erst, wenn mindestens eine Akte als gewonnen oder verloren geführt ist.

Vollmacht anlegen

Sie wählen Akte, Mandant, Art (General-, Prozess-, Geschäfts-, Einzelfall- oder Postvollmacht), Umfang und optional ein Ablaufdatum. Unterzeichnete Vollmachten, deren Ablaufdatum in den nächsten 30 Tagen liegt, hebt die Seite hervor.

PDF und Unterschrift

Aus jeder Vollmacht erzeugen Sie ein PDF. Den Link zur Unterschrift senden Sie dem Mandanten per E-Mail oder WhatsApp oder kopieren ihn; alternativ wird direkt am Bildschirm unterschrieben.

Datenraum

Einen Datenraum legen Sie in der Akte unter „Zugriff & Freigaben“ an. Sie wählen, welche Dokumente die eingeladene Kanzlei sieht, können den Zugang befristen und wieder entziehen; jeder Abruf wird protokolliert.

So gehen Sie vor

1. 1

   Überblick

   Vier Kacheln zeigen offene Mandatsaufnahmen, Dokumentenanfragen, Freigaben und die Zeiterfassung aus WhatsApp und führen in den jeweiligen Bereich. Unter „Sekretariats-Funktionen“ sehen Sie, was WhatsApp selbst vorbereitet („aktiv“) und was erst nach einer Freigabe wirksam wird, etwa Fristen, Minutenbuchungen und Nachrichtenversand.

2. 2

   WhatsApp-Nummern freischalten

   Unter „WhatsApp-Nummern“ geben Sie Telefon, Name und Rolle ein („Kanzleimitglied“, „Mandant“ oder „Mandatsaufnahme“) und bestätigen mit „Aktivieren“. Eine Nummer eines Kanzleimitglieds wird einem Konto zugeordnet und arbeitet mit dessen Rolle und Aktenrechten.

3. 3

   Nummern sperren oder entfernen

   „Sperren“ hält Nachrichten einer Nummer bis zur erneuten Freigabe an; „Löschen“ entfernt die Nummer, ihre Nachrichten werden danach nicht mehr der Kanzlei zugeordnet.

4. 4

   Dokumente zuordnen

   Eingehende PDFs, Fotos und Dateien ohne Aktenbezug stehen unter „WhatsApp-Dokumente zuordnen“. Sie wählen die Akte und klicken „Zuordnen“.

5. 5

   Vorlagen pflegen

   Unter „WhatsApp-Vorlagen“ legen Sie mit „Neue Vorlage“ Name, Sprache, Kategorie (Service-Nachricht, Marketing, Bestätigungscode) und Inhalt fest und speichern. Bestehende Vorlagen bearbeiten oder löschen Sie. Vorlagen sind Entwürfe: Ein Abgleich mit der Meta-Freigabe ist noch nicht angebunden, deshalb zeigt Subsumio keinen Genehmigungsstatus an.

Gut zu wissen

Texterkennung

Auch eingescannte PDFs werden durchsuchbar. Dokumente, deren Erkennung noch läuft oder geprüft werden sollte, zeigt die Übersicht unter „Dokumente zu prüfen“.

Fristerkennung

Datumsangaben mit Fristbezug werden erkannt und als ungeprüfte Frist vorgeschlagen — mit Stelle im Dokument.

Formate

PDF, Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument, E-Mails (.eml, .msg), Bilder inklusive Handyfotos (HEIC), Tonaufnahmen und ZIP-Archive.

So gehen Sie vor

1. 1

   Akte wählen und Frage stellen

   Öffnen Sie eine Akte und den Copilot im Seitenpanel. Stellen Sie eine konkrete Frage oder bitten Sie um eine Zusammenfassung der Dokumente.

2. 2

   Antwort und Quellen prüfen

   Öffnen Sie die Fundstellen und prüfen Sie die Belege. Beachten Sie ungeprüfte Zitate und fehlende Angaben.

3. 3

   Arbeitsauftrag kontrollieren

   Bitten Sie beispielsweise um eine Aufgabe. Auf der Aktionskarte sehen Sie die vorgeschlagenen Angaben und können sie vor der Bestätigung bearbeiten oder den Vorschlag verwerfen.

4. 4

   Ergebnis nachvollziehen

   Nach der Ausführung erscheint das Ergebnis im Chat. Prüfen Sie den angelegten Eintrag in der Akte; bei unterstützten Änderungen bietet der Chat zeitlich begrenzt „Rückgängig“ an.

Gut zu wissen

Führung durch die Oberfläche

Fragen Sie „Wie lege ich eine Aufgabe an?“. Der Copilot kann die Schritte aus dem Handbuch erklären und passende Bedienelemente zeigen. Kritische Aktionen wie Senden, Löschen oder Signieren klicken Sie selbst.

Planungsmodus

Beschreiben Sie ein Ziel. Der Planungsmodus gliedert es in Schritte und schlägt passende Aktionen vor. Prüfen Sie die einzelnen Vorschläge vor der Ausführung; die Kanzlei legt die zulässige Selbstständigkeit fest.

Live-Demo

Unter /demo arbeiten Sie im echten Dashboard mit einer eigenen fiktiven Akte. Aufgaben und Fristen lassen sich dort ausprobieren; externe Sendungen, Abrechnung und Integrationen sind gesperrt.

Fundstellen

Zitierte Normen werden nach der Antwort gegen die Rechtsquellen (RIS) geprüft und als geprüft oder ungeprüft gekennzeichnet. Zitierte Entscheidungen prüfen Sie im Original nach.

Aktenbezug

Mit einer gewählten Akte antwortet der Assistent aus deren Dokumenten und nennt, wo verfügbar, die Seite im Dokument.

Kennzeichnung

Jede Ausgabe ist als KI-Entwurf gekennzeichnet.

Seitenpanel

Mit dem Assistenten-Symbol rechts oben öffnen Sie ihn neben jeder Seite — mit dem Kontext der Akte, in der Sie gerade arbeiten.

Kanzlei-Profil und Skills

Unter Einstellungen › Assistent legt die Verwaltung Ton, Anrede und Arbeitsweise der Kanzlei fest und pflegt Arbeitsanleitungen (Skills), etwa für Klagebeantwortung oder Mandatsannahme. Passt eine Aufgabe, lädt der Assistent die Anleitung und arbeitet danach; die festen Regeln zu Quellen und Freigaben bleiben.

Gut zu wissen

Was dazulernt

Aus Ihren Dokumenten und Notizen werden Tatsachen und Einschätzungen abgeleitet — kurz nach dem Hochladen und jede Nacht. Der Assistent merkt sich Vorgaben aus Gesprächen; für Prüfleitfäden werden Ergänzungen aus unterzeichneten Verträgen vorgeschlagen, die Sie bestätigen.

Wofür

Beim nächsten Mandat finden Sie ähnliche frühere Fälle, Ihre eigenen Schriftsätze und die passende Rechtsprechung aus dem RIS gemeinsam — mit Fundstelle.

Abschalten

Administratorinnen und Administratoren schalten „Kanzleiwissen lernt mit“ für die ganze Kanzlei aus. Dokumente bleiben durchsuchbar, der Assistent antwortet weiter; es wird nur nichts Neues mehr automatisch abgeleitet. Bereits Gelerntes bleibt erhalten. Jede Änderung wird protokolliert.

Gedächtnis des Assistenten

Was sich der Assistent gemerkt hat, sehen, heften und löschen Sie unter Einstellungen › Gedächtnis des Assistenten. Eigene Vorgaben können Sie dort jederzeit eintragen.

Kein Training

Mit Ihren Daten wird kein KI-Modell trainiert. Was Ihr Kanzleiwissen lernt, fließt nicht in das Wissen anderer Kanzleien ein.

Gut zu wissen

Quellen

Bundes- und Landesrecht sowie Entscheidungen von OGH, VfGH und VwGH aus dem RIS.

Ergebnis

Treffer mit Fundstelle und Verweis auf die Quelle im RIS.

Gut zu wissen

Entwurf

Sie wählen eine von 13 fest eingebauten Schriftsatzarten und geben die Eckdaten ein; ist eine Akte gewählt, zieht der Assistent deren Dokumente heran. Ihre eigenen Vorlagen fließen in den KI-Entwurf derzeit nicht ein. Fundstellen werden wie im Assistenten geprüft.

Word

Export als Word-Dokument mit dem Briefpapier aus den Kanzlei-Einstellungen; mit dem Word-Add-in arbeiten Sie direkt in Word mit der Akte.

Vorlagen

Eigene Vorlagen der Kanzlei, nach Art geordnet (Schriftsatz, Vertrag, Gutachten, Korrespondenz). „Verwenden“ füllt die Platzhalter ohne KI mit Akten- und Kanzleidaten.

Gut zu wissen

Vertrag anlegen

„Vertrag anlegen“ speichert Vertragstext, Vertragstyp und Parteien. Jeder Vertrag trägt einen Status: Entwurf, Geprüft, Freigegeben oder Unterzeichnet.

Analyse

Die Analyse prüft den Vertragstext nach österreichischem Recht und vermerkt eine Risikostufe am Vertrag. Ausgewertet werden die ersten 12.000 Zeichen; das Ergebnis ist ein KI-Entwurf mit geprüften Fundstellen.

Überarbeitung

Unter „Redline“ schlägt der Assistent Klausel für Klausel überarbeitete Formulierungen vor, wahlweise aus Sicht des Mandanten, der Gegenseite oder neutral. Jeden Vorschlag akzeptieren Sie oder lehnen ihn ab.

Massenprüfung

Sie stellen bis zu acht Fragen, die für mehrere Verträge zugleich beantwortet werden. Das Ergebnis erscheint als Tabelle und lässt sich als CSV-Datei exportieren.

Gut zu wissen

Klausel-Bibliothek

Klauseln legen Sie mit Titel, Text und Kategorie an. Sie suchen im Text, filtern nach Kategorie und kopieren eine Klausel mit einem Klick.

Pflichtenverfolgung

Die Liste zeigt die gespeicherten Pflichten je Akte mit Fälligkeit, Verpflichtetem, Quelle (Dokument und Textstelle), Zuständigkeit und Status (offen, erfüllt, verletzt, entfallen). Sie filtern nach Akte, Status und Fälligkeit, bearbeiten eine Pflicht und vermerken die Erledigung; jede Änderung steht im Protokoll. Vor der Fälligkeit erinnert Subsumio wie bei einer Frist, wiederkehrende Pflichten rücken nach dem Erfüllt-Vermerk auf die nächste Fälligkeit.

Pflichten übernehmen

Aus einem Vertragstext oder einem Dokument der Ablage listet die KI Verpflichtungen, Verlängerungs- und Zahlungstermine sowie Kündigungsfristen. Gespeichert wird nur, was Sie ankreuzen, mit der Akte versehen und bestätigen. Die Rechtsordnung richtet sich nach dem Markt der Kanzlei.

Prüfleitfäden

Ein Prüfleitfaden hält je Klauseltyp fest, welche Position die Kanzlei verlangt, wann eine Abweichung vorliegt und wie schwer sie wiegt. Leitfäden lassen sich Vertragstypen zuordnen.

Gut zu wissen

Dokument-Analyse

Sie fügen Text ein oder geben ein Dokument aus der Ablage an. Die Analyse nennt Dokumentart, Beteiligte, Fristen und Daten, Auffälligkeiten mit Textstelle und empfohlene nächste Schritte; zitierte Normen sind als geprüft oder ungeprüft gekennzeichnet.

Tiefenanalyse

Für Administratoren: Bis zu 25 Dokumente werden gemeinsam ausgewertet, auf Wunsch mit einem Analyse-Fokus. Der Bericht nennt Gesamtrisiko, dokumentübergreifende Muster und Befunde mit den betroffenen Dokumenten und lässt sich in der Akte speichern.

Prüfsets

Ein Prüfset ist die Urkunden- und Beilagensammlung einer Akte. Je Urkunde entscheiden Sie: vorzulegen, geschwärzt vorzulegen, nicht relevant oder nicht vorzulegen. Wird eine Urkunde nicht vorgelegt (etwa wegen der Verschwiegenheit nach § 9 RAO), ist eine Begründung Pflicht. Vorzulegende Urkunden erhalten automatisch eine Beilagennummer, wahlweise ./A, ./B, … oder ./1, ./2, …

Nachprüfung und Export

Das Prüfset durchläuft Entwurf, in Prüfung, vorgelegt und archiviert; nach der Vorlage bleiben Urkunden und Nummern unverändert. Eine Stichprobe von 10 % lässt sich zur Nachprüfung ziehen; weicht sie von der Erstprüfung ab, klärt eine Endentscheidung den Konflikt. Das Beilagen-PDF enthält das Beilagenverzeichnis und jede Beilage mit Stempel; Prüfprotokoll und Verzeichnis der nicht vorgelegten Urkunden gibt es als CSV-Datei.

Gut zu wissen

Diktat

Sie diktieren im Browser, höchstens 20 Minuten je Aufnahme, und speichern den Text auf Wunsch in der Akte. Zur Verschriftung geht die Aufnahme an einen externen KI-Dienst; die Audiodatei wird nicht aufbewahrt.

Übersetzung

Für Administratoren: Ein Text oder ein Dokument aus der Ablage wird in eine von zehn Sprachen übersetzt, auf Wunsch mit juristischer Terminologie. Zum Ergebnis kann ein Glossar der Fachbegriffe gehören.

Anonymisierung

Für Administratoren: In einem eingefügten Text werden Namen, Organisationen, Adressen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Aktenzahlen durch Platzhalter ersetzt. Die Zuordnung von Platzhalter zu Original bleibt einsehbar.

PDF-Werkzeuge

PDFs zusammenführen, als Beilagen stempeln (./A, ./B für die eigene Partei, ./1, ./2 für die Gegenseite) samt Beilagenverzeichnis, Briefpapier unterlegen und Bereiche schwärzen. Die Schwärzung läuft im Browser; die Textschicht der Seite ist in der Ausgabe nicht mehr enthalten.

Gut zu wissen

Kanzleiwissen

Akten, Dokumente, Fristen und Kontakte der Kanzlei durchsuchen Sie hier gemeinsam. Die Liste lässt sich nach Typ filtern und nach Aktualität oder Titel sortieren.

Eintrag

Ein Eintrag zeigt Inhalt und Angaben; bei Dokumenten öffnen Sie das Original, laden es herunter oder wechseln zum erkannten Text. Über „Bearbeiten“ ändern Sie den Inhalt.

Beziehungsnetz

Das Netz zeigt, welche Personen, Unternehmen und Dokumente miteinander verknüpft sind. Ein Klick auf einen Punkt zeigt dessen Verknüpfungen und führt zum Eintrag.

Gut zu wissen

Rechtsquellen

Die Seite zeigt den österreichischen Rechtskorpus, wie ihn Subsumio selbst zählt: je Quelle die Zahl der Dokumente und die letzte Ergänzung, getrennt nach Rechtsvorschriften und Rechtsprechung. Oben steht der Gesamtstand, derselbe wie im Kanzleiwissen: „aktuell“, wenn der Korpus in den letzten vier Tagen ergänzt und vor höchstens sechs Stunden gezählt wurde. „Neu laden“ holt nur den Stand neu.

Monitor anlegen

Ein Monitor beobachtet ein Thema anhand Ihrer Suchbegriffe in Rechtsprechung, Gesetzgebung und Verordnungen, wahlweise täglich, wöchentlich oder monatlich.

Treffer

Neue Treffer erscheinen mit Schweregrad in der Trefferliste und lassen sich nach Quelle, Monitor und Schweregrad filtern. Je Monitor schalten Sie eine Zusammenfassung per E-Mail ein.

An Mandanten weitergeben

Ist beim Monitor eine Akte hinterlegt, stellen Sie einen Treffer in das Mandantenportal dieser Akte. Dafür ist Ihre anwaltliche Einordnung ein Pflichtfeld.

So gehen Sie vor

1. 1

   Dokumente auswählen

   Unter „Dokumentauswahl“ wählen Sie „Nach Dokumenttyp“ (Akten, Dokumente, Urteile oder alle Typen, mit „Max. Dokumente“ bis 500) oder eine „Akte“. Ist eine Akte geöffnet, ist sie vorausgewählt. Ein Titel ist optional.

2. 2

   Fragen stellen

   Jede Frage wird eine Spalte, bis zu 20. Mit „Frage hinzufügen“ ergänzen Sie weitere, mit dem Kreuz entfernen Sie eine. „Prüfung starten“ beginnt den Durchlauf.

3. 3

   Fortschritt verfolgen

   Der Fortschritt zeigt analysierte Dokumente, Laufzeit, Restdauer und eine Kostenschätzung. Fehlgeschlagene Dokumente prüfen Sie einzeln, ausgewählt oder mit „Alle Fehler erneut versuchen“ nochmals; fertige Ergebnisse bleiben erhalten.

4. 4

   Ergebnisse lesen

   Eine Zelle öffnet die Antwort mit den verifizierten Zitaten; „Im Dokument zur Textstelle springen“ und „Dokument öffnen“ führen zur Quelle. „nicht im Dokument“ heißt, dass das Dokument die Frage nicht beantwortet; Zellen „ohne Zitat“ haben keine belegte Textstelle und sind entsprechend markiert.

5. 5

   Filtern und exportieren

   Sie filtern nach Dokument, „Nur Fehler“ oder je Frage nach „Gefunden“ und „Nicht gefunden“ und gruppieren Zeilen. „CSV-Export“ und „XLSX-Export“ laden das Raster als Datei herunter.

So gehen Sie vor

1. 1

   Dokument suchen

   Geben Sie unter „Dokument oder Akte suchen“ einen Titel ein und klicken Sie „Suchen“. Bei mehreren Treffern wählen Sie das Dokument aus der Liste.

2. 2

   Fassungen ansehen

   Oben stehen Titel, aktuelle Version und letzte Änderung. Unter „Dokumentversionen“ sehen Sie jede Fassung mit Zeitpunkt, Person und Notiz.

3. 3

   Version wiederherstellen

   „Wiederherstellen“ holt den Text einer früheren Version zurück, nicht die Originaldatei. Der aktuelle Stand wird vorher automatisch als neue Version gesichert; Akte, Status und Bearbeitungsstand bleiben unverändert.

4. 4

   Änderungshistorie

   Die „Änderungshistorie“ listet die protokollierten Vorgänge zum Dokument, etwa Anlegen, Hochladen, Prüfen oder Löschen, jeweils mit Zeitpunkt.

Gut zu wissen

Erfassen

Mit Stoppuhr oder nachträglich, immer mit Aktenbezug und Tätigkeitsbeschreibung.

Vorschläge

Wer es für sich einschaltet, erhält aus der eigenen Arbeit in Subsumio Vorschläge für Zeiteinträge, die Sie bestätigen oder verwerfen.

Gut zu wissen

RATG

Tarifposten 1 bis 3C mit Einheitssatz, ERV-Kosten und Streitgenossenzuschlag nach § 15 RATG — auf Basis der aktuellen Valorisierung.

Zeithonorar

Erfasste Zeiten übernehmen Sie mit Stundensatz direkt in die Rechnung.

Rechnungsnummern

Fortlaufend und lückenlos, vergeben beim Ausstellen.

E-Rechnung

ebInterface für österreichische Empfänger, außerdem XRechnung und ZUGFeRD.

Gut zu wissen

Unveränderlich

Buchungen werden fortlaufend nummeriert und nie überschrieben; eine Korrektur ist eine Gegenbuchung.

Je Akte

Auszahlungen sind nur bis zum Guthaben der jeweiligen Akte möglich.

Hinweis ab 40.000 €

Ab diesem Betrag weist Subsumio auf die Meldepflicht nach § 10a Abs 2 RAO hin.

Abgleich

Der Quartalsabgleich wird vermerkt; ein fälliger Abgleich erscheint in der Übersicht.

Gut zu wissen

Honorarmodell

Je Akte hinterlegen Sie Tarif nach RATG (Tarifpost, Einheitssatz), AHK, Stundensatz, Pauschale, Stundensatz mit Obergrenze, einen festen Erfolgszuschlag oder ein gemischtes Modell, dazu eine Notiz. Ein Anteil am zugesprochenen Betrag (quota litis) wird abgelehnt. Die Vereinbarung fließt in den Mandatsbrief der Anfrage ein, der unterschrieben werden kann.

Budget

Mit einem Budget zeigt die Liste die Auslastung aus den erfassten Zeiten der Akte. Ab 80 % erscheint eine Warnung, darüber der Hinweis „Budget überschritten“.

Deckungsanfrage

Unter Rechtsschutz erzeugen Sie aus Akte, Versicherer, Rechtsgebiet und Gegenstand eine versandfertige Anfrage zum Kopieren. Die Antwort der Versicherung tragen Sie als Deckungsstatus ein, etwa „Gedeckt“ oder „Abgelehnt“.

Kostenverzeichnis

Für den Kostenersatz nach § 54 ZPO stellen Sie Entlohnung nach RATG, Pauschalgebühren nach GGG und weitere Barauslagen zusammen. Ist die Partei vorsteuerabzugsberechtigt, wird keine Umsatzsteuer verzeichnet; das Ergebnis kopieren Sie oder laden es als Word-Dokument herunter.

Gut zu wissen

Forderungskonto

„Neue Forderung“ erfasst Akte, Gläubiger, Schuldner, Hauptforderung, Zinslauf und Fälligkeit. Ein Rechner für gesetzliche oder vereinbarte Verzugszinsen übernimmt sein Ergebnis erst, wenn Sie es bestätigen.

Zahlungen

Eingänge werden zuerst auf Kosten, dann auf Zinsen, dann auf die Hauptforderung angerechnet (vgl. § 1416 ABGB).

Ratenvereinbarung

Sie legen Anzahl der Raten, erste Fälligkeit und eine Toleranz in Tagen fest. Verzögert sich eine Rate darüber hinaus, zeigt das Konto, dass der Gesamtbetrag fällig ist.

Mahnklage und Exekution

Subsumio stellt aus dem Konto den Text für Mahnklage oder Exekutionsantrag samt Hinweisen zur Prüfung zusammen. Sie kopieren den Text und bringen ihn selbst ein; Subsumio reicht nichts bei Gericht ein.

Gut zu wissen

Offene Posten

Offene Posten entstehen aus versendeten Honorarnoten. Die Liste zeigt Fälligkeit, offenen Betrag, überfällige Posten und einen Mahnvorschlag, sobald eine Mahnstufe fällig ist.

Zahlungseingänge

Bankbuchungen erfassen Sie von Hand oder importieren sie als Kontoauszug im Format camt.053. Eindeutige Zahlungen werden dem offenen Posten zugeordnet, unsichere stehen in einer Prüfliste und werden erst nach Ihrer Bestätigung gebucht.

Bankabgleich über Open Banking

Die Kanzleiverwaltung hinterlegt unter „Open-Banking-Zugang“ die Adresse des Kontoinformationsdienstes, die IBAN des Geschäftskontos und den Zugangsschlüssel. Jede Kanzlei ruft nur ihr eigenes Konto ab; ein Anderkonto wird abgelehnt.

Zahlungslink

Zu einem offenen Posten erzeugen Sie einen QR-Code für eine SEPA-Überweisung, den der Mandant mit seiner Banking-App scannt.

Export für BMD und RZL

Versendete Honorarnoten eines Zeitraums laden Sie als Buchungssätze herunter; die Datei entsteht auf dem Server und jeder Export wird protokolliert. Debitoren- und Erlöskonto hinterlegen Sie vorher in den Kanzlei-Einstellungen; prüfen Sie das BMD-Format vor dem ersten echten Import mit Ihrer Steuerberatung.

Gut zu wissen

Verfahren anlegen

„Neues Verfahren“ verknüpft eine Akte mit einem Verfahren. Gericht, Geschäftszahl und Instanz tragen Sie dazu ein.

Phasen

Jedes Verfahren steht in einer Phase, nach österreichischem Ablauf von der Vorbereitung über Klage, Klagebeantwortung, vorbereitende Tagsatzung und Beweisaufnahme bis zu Urteil, Rechtsmittel und Exekution. Mit „Phase wechseln“ rücken Sie weiter; der Phasenverlauf hält jeden Wechsel mit Datum fest.

Schritte

„Standard-Schritte generieren“ legt für die aktuelle Phase eine Liste üblicher Schritte an; schon vorhandene Schritte werden nicht doppelt angelegt. Jeden Schritt setzen Sie auf Offen, In Bearbeitung, Erledigt, Blockiert oder Übersprungen. Bei Schritten mit Frist berechnen Sie die Frist aus dem auslösenden Datum und tragen sie ins Fristenbuch ein.

Vergleich, Urteil und Kostenrisiko

Vergleich und Urteil halten Sie mit eigenen Feldern fest. Das Kostenrisiko schätzt die Prozesskosten nach RATG und Gerichtsgebührengesetz aus dem Streitwert.

Verfahrensstrategie

Liegt zur Akte eine automatisch erstellte Verfahrensstrategie vor, zeigt das Verfahren sie zum Aufklappen an. Sie ist ein KI-Entwurf mit geprüften Fundstellen.

Gut zu wissen

Antrag

„Neuer Antrag“ fragt Akte, Antragsteller, Gericht und die beantragten Begünstigungen nach § 64 Abs 1 ZPO ab. Mandant und Gericht werden aus der Akte vorgeschlagen.

Vermögensbekenntnis

Einkommen, Unterhaltspflichten, Vermögen, Schulden und Wohnkosten erfassen Sie strukturiert; die Monatssummen werden mitgerechnet. Das amtliche Formular ZPForm 1 legen Sie dem Antrag bei.

Export und Einbringung

Der Antrag entsteht ohne KI aus den erfassten Daten und wird als Word- oder PDF-Datei exportiert. Die Einbringung vermerken Sie mit Datum; danach ist der Antrag inhaltlich gesperrt.

Entscheidung und Rekursfrist

Nach dem Beschluss erfassen Sie Ergebnis, Beschlussdatum und Zustellung. Auf Wunsch wird die Rekursfrist von 14 Tagen (§ 72 ZPO iVm § 521 Abs 1 ZPO) als ungeprüfter Vorschlag in der Fristenliste angelegt.

Gut zu wissen

Prozessstrategie

Ein geführter Ablauf in drei Schritten: Akte wählen, Strategie bearbeiten, Schriftsatz entwerfen. Die Strategie nennt Lage, Empfehlung, Vorgehen, Risiken mit Gegenmaßnahmen und nächste Schritte; dazu kommt das Kostenrisiko nach RATG. Eine bereits gespeicherte Strategie öffnen Sie direkt.

Weiterarbeiten

Die Strategie liegt in der Akte. Beim Speichern werden nur die Felder übernommen, die Sie geändert haben; hat jemand die Akte inzwischen geändert, werden Sie zum erneuten Speichern aufgefordert. Aus der Strategie entsteht ein Entwurf für Klage, Klagebeantwortung, Beweisantrag oder vorbereitenden Schriftsatz.

Gegenprüfung

Sie wählen die Akte, beschreiben den Fall kurz und fügen den Entwurf ein (bis 15.000 Zeichen, längere Schriftsätze abschnittsweise). Das Ergebnis nennt je Abschnitt Schwächen, Gegenargumente, fehlende Argumente und Risiken mit Schweregrad, dazu ein Gesamtrisiko.

Kennzeichnung

Beide Ergebnisse sind KI-Entwürfe. Zitierte Normen werden wie im Assistenten gegen die Rechtsquellen geprüft.

Gut zu wissen

Analyse und Gründe

Zuerst analysiert die KI die gewählte Akte und nennt Ansatz, Risiken, Erfolgsprognose und Kostenrisiko. Danach schlägt sie Rechtsmittelgründe vor (für Österreich nach der ZPO), die Sie auswählen, umreihen, löschen oder um eigene Gründe ergänzen. Aus dem Zustelldatum berechnet der Assistent die Rechtsmittelfrist und trägt sie ins Fristenbuch ein.

Entwurf

Aus den ausgewählten Gründen entsteht ein Schriftsatzentwurf, den Sie direkt im Textfeld bearbeiten. Gericht, Geschäftszahl und zusätzliche Anweisungen können Sie vorgeben.

Gegner-Simulation

Auf Wunsch sucht die KI im Entwurf nach Schwachstellen aus Sicht der Gegenseite und nennt dazu Gegenargument und Empfehlung. Der Schritt ist freiwillig.

Export

Am Ende laden Sie den Entwurf als Word-Dokument herunter oder speichern ihn in der Akte. Der Stand aller Schritte bleibt in der Akte gespeichert, Sie können später weiterarbeiten. Die Ergebnisse der einzelnen Schritte sind als KI-Ausgabe gekennzeichnet.

Gut zu wissen

Zeitraum

Oben rechts wechseln Sie zwischen Monat, Quartal und Jahr.

Kennzahlen

Gesamtstunden, Leistungswert der erfassten Zeiten und durchschnittlicher Stundensatz. Dazu der netto verrechnete Betrag aus den Honorarnoten (Storno abgezogen) und der Zahlungseingang brutto.

Je Anwältin und Anwalt

Die Tabelle zeigt Akten, Stunden, abrechenbare Stunden, Leistungswert und Auslastung. Die Auslastung misst die erfassten Stunden an einem festen Soll von 150 Stunden im Monat, 450 im Quartal und 1.800 im Jahr.

Gut zu wissen

Ablauf starten

„Neuer Ablauf“ bietet fünf Vorlagen: Due-Diligence-Prüfung, Vertragsprüfung, Prozessvorbereitung, Compliance-Prüfung und Fristenerfassung. Sie können eine Akte und eigene Hinweise mitgeben; der Assistent führt den Ablauf als Auftrag aus.

Verfolgen

Jeder Ablauf zeigt seine Schritte mit Stand und Fortschritt. Wartet ein Schritt auf eine Freigabe, führt ein Hinweis zu den KI-Freigaben.

KI-Freigaben

Vorschläge wie „Frist notieren“, „Nachricht versenden“ oder „Schriftsatz freigeben“ werden erst nach der Freigabe ausgeführt. Entscheiden dürfen Anwältinnen, Anwälte und die Kanzleileitung, nicht aber die Person, die den Vorschlag eingereicht hat; eine Ablehnung können Sie begründen.

Automatisierungen

Unter den Abläufen legen Sie Regeln nach dem Muster „Wenn … dann …“ an, zum Beispiel: Läuft eine Frist bald ab, wird eine Aufgabe in der Akte angelegt und eine Benachrichtigung geschickt.

Gut zu wissen

Abwesenheit planen

Sie erfassen Person, Zeitraum, Art (Urlaub, Krankenstand, Fortbildung, Sonstiges) und die Vertretung. Vertreten kann ein aktives Kanzleimitglied oder eine externe Vertretung (Substitut, § 14 RAO).

Vertretung bei Fristen

Während der Abwesenheit tragen die Fristen der abwesenden Person den Hinweis „Vertretung“, und Erinnerungen nennen die Vertretung. Zuständig bleibt die Akte; die Übergabe besprechen Sie wie gewohnt.

Personalakte und Urlaubskonto

Unter Personal führen Sie Rolle, Eintritt, Vertragsende und Urlaubsanspruch. Das Urlaubskonto zeigt Anspruch, verbrauchte und geplante Tage sowie den Rest und rechnet dafür die als Urlaub erfassten Abwesenheiten ein.

Personalakte ist kein Zugang

Personalakten ändert nur die Kanzleileitung. Das Deaktivieren einer Personalakte entzieht keinen Zugang zu Subsumio; das erledigen Sie unter Team.

Gut zu wissen

Sachbearbeiter zuweisen

Die Seite ordnet die aktiven Akten nach Person und zeigt, wie viele Akten jede Person führt. Über die Auswahl in der Zeile weisen Sie eine Akte einem Teammitglied zu.

Ohne Sachbearbeiter

Akten ohne Zuweisung stehen in einer eigenen Gruppe und werden oben gezählt. Archivierte Akten erscheinen hier nicht.

Massenakten

Sie fügen eine CSV-Tabelle mit den Pflichtspalten aktenzeichen, mandant, gegenstand und klammer ein und prüfen die Vorschau, bevor Sie anlegen. Die Klammer bündelt zusammengehörige Akten; je Import sind höchstens 500 Zeilen möglich.

Ergebnis je Zeile

Bestehende Aktenzahlen werden übersprungen und nicht überschrieben. Meldet die Kollisionsprüfung einen Treffer, wird die betroffene Akte nicht angelegt und die Zeile mit dem Grund ausgewiesen.

Gut zu wissen

Qualifizierte Signatur

Mit ID Austria oder A-Trust-Karte; die qualifizierte elektronische Signatur ist der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt.

Unterschriften einholen

Signaturanfragen an Mandanten per DocuSign oder über das Mandantenportal; das signierte Dokument wird in der Akte abgelegt.

Gut zu wissen

Rollen

Kanzleileitung (Verwaltung und Abrechnung), Anwältin bzw. Anwalt und Kanzleiassistenz. Mandanten haben nur Zugang zum Portal.

Einladung

Per E-Mail; wer einer Kanzlei beitritt, arbeitet in deren Akten und Kontingent.

Aktenzugriff

Einzelne Akten lassen sich auf bestimmte Personen beschränken.

Gut zu wissen

Anmeldung

Zwei-Faktor-Anmeldung mit Authenticator-App und Wiederherstellungscodes; Single Sign-on für größere Kanzleien.

Protokoll

Zugriffe und Änderungen werden in einem manipulationssicheren Protokoll festgehalten.

Hosting

Rechenzentren in der EU; auf Wunsch Betrieb in der eigenen Kanzlei.

Datenexport

Die Daten Ihres Kontos lassen sich jederzeit als Datei exportieren (Art. 15/20 DSGVO).

Gut zu wissen

Dateien

CSV (auch mit Windows-Zeichensatz) und Excel-Dateien für Akten, Kontakte, Fristen und Zeiten.

Vorschau

Vor dem Import sehen Sie jede Zeile mit dem Ergebnis. Bestehende Aktenzeichen werden übersprungen, nie überschrieben.

Rückgängig

Unter „Letzte Importe“ nehmen Sie einen Import vollständig zurück.

Gut zu wissen

Tagesbriefing

Das Tagesbriefing fasst Fristen, offene Aufgaben und Empfehlungen zusammen. Es entsteht automatisch einmal täglich am Morgen und lässt sich auch von Hand starten.

Berichte

Die Liste nennt je Auftrag Art, Ergebnis, Status und Dauer. Sie ordnen nach Art, sehen die letzte Aktivität oder nur fehlgeschlagene Aufträge.

Ansehen und wiederholen

Ein Klick öffnet das Ergebnis samt ursprünglichem Auftrag und der Prüfung der zitierten Fundstellen. Abgeschlossene oder fehlgeschlagene Aufträge lassen sich wiederholen.

Gut zu wissen

Verbrauch

Die Seite zeigt die KI-Anfragen des laufenden Monats und die Seiten im Kanzleiwissen, jeweils im Verhältnis zum Kontingent Ihres Tarifs. Ab 80 % wird der Wert hervorgehoben.

Tarif

Sie sehen den aktuellen Plan und in der Testphase deren Enddatum. Über „Plan wechseln“ gelangen Sie zum Bezahlvorgang, über „Plan verwalten“ zur Verwaltung eines bestehenden Abos.

Credits

Die Guthaben-Karte weist inkludierte, gekaufte und verbrauchte Credits aus. Dort kaufen Sie Credits nach und stellen auf Wunsch ein, dass bei niedrigem Stand nachgekauft wird. Scheitert eine Copilot-Aktion durch einen Fehler auf unserer Seite, werden die Credits automatisch zurückgebucht.

Gut zu wissen

Selbstauskunft

Eine Checkliste zu DSGVO, Geldwäscheprävention (§§ 8a ff RAO) und Buchführung. Den Status jedes Punktes (OK, Offen, Fehlt) pflegen Sie selbst; Subsumio prüft die Punkte nicht automatisch.

Aufbewahrung und Löschung

Abgeschlossene Akten erscheinen mit den Jahren seit Abschluss, gerechnet ab dem Ende des Abschlussjahres. Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, legt Subsumio eine Löschvorlage an; eine Anwältin, ein Anwalt oder die Kanzleileitung gibt die Löschung mit Begründung frei oder bewahrt bis zu einem Datum weiter auf. Akten unter Aufbewahrungssperre werden nie vorgeschlagen. Jeder Schritt steht ohne Inhalte im Löschprotokoll.

Betroffenenrechte

Unter Compliance › Betroffenenrechte suchen Sie eine Person in Kontakten, Akten, Anfragen und Dokumenten, erstellen eine Auskunft (Art. 15 DSGVO) oder löschen bzw. schränken ein (Art. 17/18 DSGVO). Gelöscht wird nur ein Kontakt ohne Aktenbezug und ohne Sperre; alles mit Aktenbezug wird mit Begründung eingeschränkt. Die Auskunft geben Sie vor dem Versand frei (§ 9 RAO).

Verfahrensdokumentation

Aus Stammdaten und Ihrer Ablaufbeschreibung entsteht eine Vorlage, die Sie drucken, als Word-Datei laden oder im Kanzleiwissen speichern. Sie passen sie an den tatsächlichen Ablauf der Kanzlei an.

Antwortqualität

Administratorinnen und Administratoren sehen, wie die Kanzlei die Antworten des Assistenten bewertet hat, samt den zuletzt als nicht hilfreich bewerteten Antworten zum Nachprüfen.

Risikoanalyse (Geldwäsche, §§ 8a ff RAO)

Unter Compliance › Risikoanalyse (Geldwäsche) halten Anwältinnen, Anwälte und die Kanzleileitung die schriftliche Risikoanalyse nach § 8a Abs 3 RAO fest: Katalogtätigkeiten, Mandanten-, Vertriebs- und geografisches Risiko, Maßnahmen, Gesamtrisiko und Ergebnis. Jede Speicherung ist eine neue Fassung; frühere Fassungen bleiben lesbar. Die Überprüfung ist mindestens jährlich fällig; die Compliance-Übersicht weist auf überfällige Überprüfungen und bald fällige Überprüfungen von Identitätsprüfungen (§ 8b Abs 6 RAO) hin.

Geldwäsche-Verdachtsfall

In der Akte unter Akteninformationen erfassen Anwältinnen, Anwälte und die Kanzleileitung einen Verdacht nach § 8c RAO. Mit dem Speichern sind Mandantenportal, Mandantenbenachrichtigungen und Treuhandbuchungen der Akte gesperrt. Subsumio übermittelt nichts; die Meldung erstattet die Kanzlei selbst über goAML und hält Datum und Referenz fest. Danach werden die Antwort der Geldwäschemeldestelle, die Freigabe der Transaktionen und der Abschluss oder das Verwerfen mit Begründung protokolliert. Die Mandantin oder der Mandant darf nicht informiert werden (Tipping-off-Verbot, § 8c Abs 1a RAO).

Gut zu wissen

Sperre setzen

Eine Akte unter Aufbewahrungssperre lässt sich weder löschen noch archivieren; das gilt auch für ihre Dokumente. Grund und Zeitpunkt der Sperre stehen in der Liste.

Sperre aufheben

Aufheben können nur Anwältinnen, Anwälte und die Kanzleileitung, und nur mit einer Begründung. Jede Änderung einer Sperre wird protokolliert.

Papierkorb

Gelöschte Einträge stellen Sie hier wieder her; mit einer Akte kommen die mit ihr gelöschten Einträge zurück. Archivierte Akten liegen nicht im Papierkorb, sondern in der Aktenliste unter dem Filter „Archiviert“.

Endgültige Löschung

Die Seite nennt, ob und nach wie vielen Tagen Gelöschtes automatisch endgültig entfernt wird. Die Frist ist unter Einstellungen › Kanzlei einstellbar und lässt sich abschalten; gesperrte Akten werden dabei übersprungen.

Gut zu wissen

Änderungsprotokoll

Das Protokoll zeigt Zeitpunkt, Aktion, betroffenen Datensatz und Benutzer. Sie durchsuchen es und grenzen nach Art des Datensatzes und Zeitraum ein; einsehen können es nur Administratorinnen und Administratoren.

Protokoll herunterladen

Die Einträge zu den gewählten Filtern laden Sie als CSV-Tabelle herunter. Ist der Zeitraum zu groß, bittet die Seite, ihn über „Von“ und „Bis“ einzugrenzen.

Kanzlei-Export

Der Export liefert Akten, Kontakte, Honorarnoten, Fristen, Entwürfe, Signaturanfragen, Freigaben und Protokolleinträge als JSON-Datei; erstellen kann ihn nur die Kanzleiverwaltung. Dokumente enthält der vollständige Export.

Vollständiger Export

Für einen Anbieterwechsel oder die Archivierung erstellen Kanzlei-Admins unter Einstellungen › Privatsphäre und Daten einen vollständigen Export: die Einträge des Kanzleiwissens mit Text und Metadaten sowie die Originaldateien in einem ZIP-Archiv. Er läuft im Hintergrund, enthält, was der eigene Zugang sehen darf (gesperrte Akten bleiben außen vor), und lässt sich einmal innerhalb von 24 Stunden herunterladen.

Verzeichnis-Sicherung

Die Kanzleiverwaltung lädt zusätzlich eine Liste der Einträge des Kanzleiwissens mit Titel und Angaben herunter, etwa für die Archivierung. Auch sie enthält keine Dokumenttexte.

So gehen Sie vor

1. 1

   Überblick

   Oben zählen Kennzahlen die Akten mit dringendem und zu beachtendem Verjährungsrisiko sowie „Geprüft“ und „Ungeprüft“. Die Liste zeigt je Akte Aktenzahl, Status, Prüfergebnis, Verjährungsrisiko und Zahl der Dokumente.

2. 2

   Sortieren und filtern

   Sortieren Sie nach Verjährung, Prüfergebnis, letzter Änderung oder Status. Mit den Status-Schaltflächen („Alle“, „Offen“, „Anhängig“ und „Ruhend“) grenzen Sie die Liste ein.

3. 3

   Prüfen lassen

   „Ungeprüfte prüfen“ startet die Prüfung für alle Akten ohne Ergebnis; haben Sie Zeilen angehakt, prüft „Auswahl prüfen“ nur diese. Das Ergebnis erscheint nach kurzer Zeit in der Liste.

4. 4

   Wiedervorlage anlegen

   Gibt es Akten mit dringendem Verjährungsrisiko, bietet die Seite „Wiedervorlage anlegen“ für diese Akten an.

So gehen Sie vor

1. 1

   Eingrenzen

   Filtern Sie nach Art (Kommunikation, Dokumentprüfung, Fallanalyse, Freigabe, Frist, Termin) und Priorität. „Heute fällig“ zeigt nur, was heute ansteht; „Fokus“ blendet auf die drei dringendsten Vorgänge ein.

2. 2

   Sortieren

   Sortieren Sie nach Priorität, Dringlichkeit, Frist oder Erstellung. „Filter zurücksetzen“ stellt die volle Liste wieder her.

3. 3

   Freigaben entscheiden

   Freigaben können Sie hier genehmigen oder ablehnen, auch gesammelt. Eine Ablehnung verlangt eine Begründung.

4. 4

   Verarbeitungsfehler

   „Nur Verarbeitungsfehler“ zeigt Dokumente, bei denen die Aufbereitung fehlgeschlagen ist; dort können Sie die Verarbeitung erneut starten.

Gut zu wissen

Kacheln

Jede Kachel führt zur jeweiligen Seite: Fragebögen, Gegenprüfung, Diktate, Vollmachten, Massenakten, Vergütungsvereinbarungen sowie Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung.

Rubrum-Generator

Erstellt den Kopf eines Schriftsatzes aus Gericht, Aktenzeichen und Parteien. Auf Wunsch übernehmen Sie das Rubrum in eine Akte.

Fax-Prüfung

Prüft, ob eine Faxnummer vollständig und richtig aufgebaut ist.

Bonitäts-Einordnung

Ordnet einen Ihnen bekannten Bonitätswert (0 bis 100) einer Risikostufe zu. Das Ergebnis ist eine Einordnung, keine Bonitätsauskunft.

So gehen Sie vor

1. 1

   Neuen Fragebogen anlegen

   „Neues Interview“ öffnet das Formular: Titel, Vorlagenkennung, Beschreibung und Ausgabeformat (DOCX, PDF oder Markdown).

2. 2

   Fragen festlegen

   Je Frage legen Sie Bezeichnung, Art (Text einzeilig oder mehrzeilig, Datum, Zahl, Ja/Nein, Partei) und die Pflichtangabe fest.

3. 3

   Liste

   Die Liste zeigt jeden Fragebogen mit Anzahl der Fragen, Ausgabeformat, Vorlagenkennung und Prüfstatus („Ungeprüft“, „Geprüft“, „Freigegeben“).

So gehen Sie vor

1. 1

   Suchen und filtern

   Suchen Sie nach Titel oder Inhalt und wählen Sie eine Kategorie, etwa Recherche, Entwürfe, Fristen, Schriftsätze, Abläufe oder Anträge.

2. 2

   Vorschau

   Rechts sehen Sie die Vorschau mit Einsatzort und Schritten der Vorlage.

3. 3

   Verwenden

   Je nach Vorlage fügen Sie den Text in den Assistenten ein, legen ein Dokument an oder öffnen den passenden Ablauf.

So gehen Sie vor

1. 1

   Sichtbarkeit

   „Ganze Kanzlei“: alle sehen die Akte nach ihrer Rolle. „Eingeschränkt“: nur Aktenteam, Freigaben und Administratoren. „Vertraulich“: nur Aktenteam und Freigaben, auch Administratoren nicht. Sichtbarkeit, Aktenteam und Chinese Walls ändern Administratoren.

2. 2

   Aktenteam und Chinese Wall

   Das Aktenteam sieht die Akte auch dann, wenn sie eingeschränkt oder vertraulich ist. Wer auf der Chinese Wall steht, sieht die Akte nirgends: weder in der Suche noch im Assistenten noch bei den Dokumenten, auch als Administrator nicht.

3. 3

   Freigaben für Kolleginnen und Kollegen

   Einzelnen Personen geben Sie Lese- oder Schreibzugriff, auf Wunsch befristet. Eigene Freigaben können Sie zurücknehmen. Das Mandantenkonto geben Anwälte und Administratoren frei.

4. 4

   Datenraum und Verlauf

   Ein Datenraum gibt einzelne Dokumente der Akte an Personen anderer Kanzleien frei, befristbar und widerrufbar. Der Verlauf protokolliert die Änderungen der Zugriffsregeln.

Gut zu wissen

Anmeldung im Team

Im Kanzleiprofil macht die Kanzleileitung die Zwei-Faktor-Anmeldung für jedes Mitglied verpflichtend. Unter „Sicherheit“ sehen Sie Ihre aktiven Sitzungen und melden andere Geräte ab; eine neue E-Mail-Adresse gilt erst nach Bestätigung über einen Link.

Zugriff durch den Support

Der Subsumio-Support sieht Kanzleidaten nur, solange Sie eine befristete Freigabe erteilt haben. Sie lässt sich jederzeit widerrufen, und jede Support-Sitzung steht in Ihrem Protokoll.

Zugangsschlüssel

Ein Schlüssel erlaubt einem anderen Programm, im Namen Ihres Kontos auf Kanzleidaten zuzugreifen. Neue Schlüssel erhalten Lesezugriff und eine Laufzeit, werden nur einmal angezeigt und lassen sich widerrufen; Administratoren sehen die Schlüssel der ganzen Kanzlei.

Benutzerverzeichnis

Im Enterprise-Tarif übernimmt Subsumio Mitarbeiter und Rollen aus dem Benutzerverzeichnis der Kanzlei. Ausgeschiedene Mitarbeiter werden gesperrt, nicht gelöscht; die Admin-Rolle wird über Gruppen nicht vergeben.

Gut zu wissen

Modell je Arbeitsbereich

Für jeden Arbeitsbereich wählen Administratoren „Automatisch“ oder ein festes Modell; die Einstellung gilt für die ganze Kanzlei. „Automatisch“ ist die empfohlene Wahl und setzt jede Aufgabe auf das passende Modell.

Anbieter und Sitzland

Jedes Modell zeigt den Sitz des Anbieters und den Ort der Verarbeitung sowie eine Preisstufe. Die Angabe dient der Information; die Wahl trifft die Kanzlei.

Untergrenze

Haftungskritische Bereiche haben eine Untergrenze, unter die sich kein Modell stellen lässt. Die Qualitätskontrolle ist fest eingestellt.

Aufträge

Sie beschreiben eine Aufgabe oder wählen eine Vorlage, verfolgen den Fortschritt und prüfen das Ergebnis. Laufende Aufträge lassen sich pausieren oder abbrechen; wiederkehrende Aufträge speichern Sie als eigene Vorlage.

So gehen Sie vor

1. 1

   Verbindungen steuern

   Jede Verbindung zeigt, ob sie aktiviert und verbunden ist und wann zuletzt abgeglichen wurde. „Aktivieren“ bzw. „Deaktivieren“ schaltet sie, „Jetzt abgleichen“ startet einen einmaligen Abgleich. Nicht eingerichtete Verbindungen sind entsprechend gekennzeichnet.

2. 2

   ADVOKAT-Ordner einbinden

   Geben Sie einen Ordner im Import-Verzeichnis Ihrer Kanzlei an und klicken Sie „Ordner einbinden“. Subsumio liest den Ordner nur, gleicht ihn jede Minute ab und behandelt den ersten Unterordner als Aktenzeichen.

3. 3

   Neue Verbindungen

   Zugangsdaten für neue Verbindungen, etwa Google Drive oder Notion, hinterlegt Ihr technischer Betreuer auf dem Server. Die nötigen Befehle stehen unter „Befehle für den technischen Betreuer“; die Übersicht der Datenquellen zeigt, was anbindbar ist und wie.

4. 4

   Dokumentenverwaltung anbinden

   Unter „DMS-Anbindung der Kanzlei“ wählen Administratoren den Anbieter (iManage Work, NetDocuments, SharePoint / OneDrive, Box), die Adresse und den Zugangsschlüssel und klicken „DMS verbinden“. Der Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert und ist danach nicht mehr einsehbar.

5. 5

   Im DMS suchen und importieren

   „DMS öffnen“ durchsucht die angebundene Dokumentenverwaltung und übernimmt Dokumente nach Subsumio.

So gehen Sie vor

1. 1

   Was das Word-Add-in kann

   Markierten Text prüfen (Vertragsanalyse, Zusammenfassung, Pflichten, Risiken), Verträge entwerfen oder überarbeiten, Aktenüberblick und Chronologie ins Dokument einfügen und markierten Text in einer Akte oder im Kanzleiwissen ablegen. Läuft mit Microsoft 365 und Office 2021 oder neuer.

2. 2

   Was das Outlook-Add-in kann

   Die geöffnete E-Mail mit Absender, Betreff und Text in eine Akte übernehmen (passende Akten werden vorgeschlagen), eine Antwort entwerfen, Anhänge in der Akte ablegen und Fragen mit Fundstellenprüfung stellen. Es erscheint nur bei empfangenen E-Mails, nicht beim Verfassen und nicht auf Mobilgeräten.

3. 3

   Add-in hinzufügen

   Kopieren Sie die Adresse des Add-ins oder laden Sie die Datei herunter. In Word: „Einfügen“ › „Add-ins“ › „Mein Add-in hochladen“. In Outlook fügen Sie es bei einer empfangenen E-Mail unter „Meine Add-ins“ selbst hinzu, oder Ihr Microsoft-365-Administrator verteilt es für die ganze Kanzlei (bis zu 24 Stunden).

4. 4

   Mit Ihrem Konto verbinden

   Im Add-in auf „Anmelden“ klicken und wie gewohnt mit Zwei-Faktor-Anmeldung anmelden. Der Zugang gilt 24 Stunden und erlaubt nur Lesen und Schreiben. Nur falls das Anmeldefenster nicht verfügbar ist: „Add-in-Zugang erstellen (24 h)“ und den Zugang im Add-in einfügen.

5. 5

   Zugänge widerrufen

   „Alle Add-in-Zugänge widerrufen“ beendet sofort jede Verbindung; danach melden Sie sich im Add-in neu an.

So gehen Sie vor

1. 1

   Stand ansehen

   Oben stehen der Zustand des Rechtskorpus, die Zahl der Gerichte und Entscheidungen, wann zuletzt Entscheidungen dazugekommen sind und wann gezählt wurde. Darunter folgt jedes Gericht mit seiner Zahl und dem letzten Zugang.

2. 2

   Eine Quelle für alle

   Die Entscheidungen kommen zentral und laufend aus dem RIS. Suche, Recherche und Assistent lesen sie direkt; in das Kanzleiwissen wird nichts kopiert, einen Abgleich gibt es deshalb nicht. „Neu laden“ holt nur den Stand neu.

3. 3

   Alle Rechtsquellen

   „Rechtsquellen“ öffnet den ganzen Korpus mit Gesetzen und Rechtsprechung.

Gut zu wissen

Bereich öffnen

Nennen Sie den gewünschten Bereich. Der Copilot öffnet die passende Dashboard-Seite innerhalb Ihrer Berechtigungen.

Bereich erklären

Bitten Sie um Hilfe zu einem sichtbaren Bereich. Der Copilot zeigt ihn und erklärt den nächsten Bedienweg.

Anzeige anpassen

Sprache, Darstellung oder Bedienhilfen für Ihr eigenes Konto vorschlagen lassen und die Änderung selbst bestätigen.

Bedienelement zeigen

Fragen Sie, wo sich ein bestimmtes Bedienelement befindet. Der Copilot kann auf der aktuellen Oberfläche darauf zeigen.

Feld vorbereiten

Lassen Sie einen Wert in einem sichtbaren Feld vorbereiten. Ein vorbereitetes Feld ist noch keine abgesendete Änderung.

Durch die Oberfläche führen

Ansichten öffnen und wechseln lassen. Kritische Aktionen wie Senden, Löschen oder Signieren führen Sie selbst aus.

Ablauf Schritt für Schritt

Beschreiben Sie Ihr Ziel. Der Copilot führt durch passende Bedienwege; prüfen Sie jeden vorgeschlagenen Schritt.

Im Handbuch nachsehen

Fragen Sie nach einem Bedienweg. Der Copilot sucht passende Schritte in der Kundenhilfe.

Arbeitsanleitung (Skill) laden

Passt Ihre Aufgabe zu einem Skill der Kanzlei oder von Subsumio, lädt der Copilot dessen Anleitung und arbeitet danach. Skills pflegt die Verwaltung unter Einstellungen → Assistent.

Rückfrage stellen

Ist Ihre Bitte mehrdeutig oder fehlt eine Angabe (welche Akte, welche Frist, welcher Empfänger), fragt der Copilot nach, statt zu raten: eine Karte mit Antwortmöglichkeiten, die empfohlene zuerst, und einem Feld für Ihre eigene Antwort. Sie antworten mit einem Klick oder im Eingabefeld; danach arbeitet der Copilot weiter.

Vorgabe merken

Sagen Sie „Merken Sie sich: …“ oder „Ab sofort …“. Der Copilot zeigt die Vorgabe als Karte; erst Ihr Klick speichert sie. Ändern oder löschen unter Einstellungen › Gedächtnis.

Kanzlei-Profil ändern

Nur Verwaltung: „Nehmen Sie ins Kanzlei-Profil auf: …“. Der Copilot zeigt den Text als Karte; gespeichert wird erst nach Ihrem Klick und gilt dann für alle in der Kanzlei.

Skill anlegen

Nur Verwaltung: „Machen Sie daraus einen Skill“. Der Copilot schlägt Name, Anwendungsfall und Schritte vor; Sie prüfen und bestätigen. Alle Skills unter Einstellungen › Assistent.

Antwort als Datei

„Gib mir das als PDF“, „als Word“ oder „die Tabelle als Excel“: der Copilot speichert seine Antwort mit dem Briefkopf der Kanzlei. Dasselbe im Menü „…“ unter jeder Antwort.

Schriftsatz vorbereiten

„Entwirf eine kurze Klagebeantwortung zur Akte …“: der Copilot öffnet die Entwurfsseite mit Art, Umfang, Akte und Sachverhalt ausgefüllt. Sie prüfen und starten den Entwurf dort.

Vorlage speichern

„Speichere das als meine Vorlage für kurze Berufungen“: der Copilot zeigt die Vorlage als Karte; nach Ihrem Klick wählt die Entwurfsseite sie für diese Art und diesen Umfang von selbst vor.

E-Mail-Stil der Kanzlei

Nur Verwaltung: „Schreib E-Mails immer kurz und mit ‚Mit besten Grüßen‘“. Nach Ihrem Klick gilt der Stil für alle Entwürfe. Auch unter Einstellungen › E-Mail.

Signatur des Postfachs

„Setz meine Signatur auf: …“: der Copilot zeigt die Signatur als Karte; nach Ihrem Klick wird sie beim Senden über Ihr Postfach angehängt. Auch unter Einstellungen › E-Mail.

Gut zu wissen

Akten suchen

Nennen Sie Aktenzeichen oder Suchbegriffe. Angezeigt werden nur Akten, auf die Sie zugreifen dürfen.

Fristen suchen

Fragen Sie nach offenen oder passenden Fristen. Prüfen Sie den gespeicherten Stand und die tatsächliche Rechtsgrundlage.

Kanzleiwissen durchsuchen

Stellen Sie eine konkrete Frage zu berechtigten Dokumenten. Prüfen Sie Fundstellen und fehlende Belege.

Aufgaben suchen

Fragen Sie nach offenen oder passenden Aufgaben und prüfen Sie Zuordnung sowie Bearbeitungsstand.

Termine suchen

Fragen Sie nach Kalendereinträgen und gleichen Sie Datum, Uhrzeit und Aktenbezug ab.

Mandanten finden

Suchen Sie einen vorhandenen Mandanten und prüfen Sie die Zuordnung vor weiteren Schritten.

Register abfragen

Nennen Sie die gesuchten Registerangaben. Die Abfrage hängt von der eingerichteten Verbindung ab; Ergebnis und Aktualität prüfen.

Posteingang durchsuchen

Suchen Sie nach passenden Eingängen innerhalb Ihrer Rechte. Ein Suchtreffer wird nicht automatisch beantwortet.

Eingang lesen

Lassen Sie einen berechtigten Eingang anzeigen und prüfen Sie Absender, Inhalt und Anhänge.

Frist berechnen

Nennen Sie Fristart, Zustelldatum und Rechtsraum. Das Datum kommt aus dem Fristenrechner mit Rechtsgrundlage, nie aus einer Schätzung des Copilot; Notfristen bleiben ein Vorschlag mit Zweitprüfung.

Wiedervorlagen ansehen

Fragen Sie nach offenen oder erledigten Wiedervorlagen, auf Wunsch zu einer Akte. Überfällige werden gekennzeichnet.

Zeiten und Unverrechnetes ansehen

Fragen Sie nach erfassten Stunden und noch nicht verrechneten Leistungen, je Akte oder für die Kanzlei. Es wird nichts verrechnet.

Rechnungen und Zahlungsstand ansehen

Fragen Sie nach Entwürfen, offenen, überfälligen oder bezahlten Rechnungen, je Akte oder für die Kanzlei. Es wird nichts geändert.

Gut zu wissen

Akte zusammenfassen

Wählen Sie eine Akte und bitten Sie um eine Zusammenfassung. Prüfen Sie selbst die Aussagen am Original und die Vollständigkeit der Unterlagen.

E-Mail entwerfen

Beschreiben Sie Zweck und Akte. Der Copilot bereitet einen Entwurf vor; Empfänger und Inhalt vor dem Senden prüfen.

Fristen aus Unterlagen erkennen

Lassen Sie mögliche Fristen aus Unterlagen vorschlagen. Ereignis, Zustellung, Rechtsgrundlage und Fristende bestätigen Sie, bevor die Frist verbindlich wird.

Dokumentänderung vorschlagen

Bitten Sie um eine Änderung am erzeugten Dokument. Prüfen Sie den markierten Vorschlag im Dokumentbereich und übernehmen oder verwerfen Sie ihn selbst; der Vorschlag allein verändert den Text nicht.

Dokument zusammenfassen

Wählen Sie das Dokument. Prüfen Sie die Zusammenfassung anhand der Fundstellen und des vollständigen Originals.

Kollision prüfen

Lassen Sie Beteiligte gegen den berechtigten Bestand abgleichen. Treffer und mögliche Interessenkonflikte selbst bewerten.

Sachstand vorbereiten

Lassen Sie aus der Akte einen Sachstandsbericht entwerfen. Inhalt und Empfänger vor der Weitergabe prüfen.

Besprechung auswerten

Lassen Sie aus vorhandenen Besprechungsangaben nächste Aufgaben vorbereiten. Zuständigkeit und Termin setzen Sie selbst.

Vergleichbare Fälle suchen

Suchen Sie passende frühere Fälle und Rechtsprechung. Die Funktion hängt von Freigabe und eingerichteten Quellen ab.

Text übersetzen

Lassen Sie einen ausgewählten Text übersetzen. Fachbegriffe und rechtliche Bedeutung am Original prüfen.

Pflichten erkennen

Lassen Sie mögliche Pflichten aus Unterlagen herausarbeiten. Jede Pflicht nennt ihren Beleg im Dokument.

Dokumente im Raster prüfen

Lassen Sie vorbereitete Prüffragen auf mehrere Unterlagen anwenden. Einzelne Ergebnisse und nicht gefundene Angaben am Original prüfen.

Vertieft analysieren

Starten Sie eine vertiefte Analyse im erlaubten Kontext. Freigabe, Nutzungskosten und Ergebnisse vor Verwendung prüfen.

Akte untersuchen

Lassen Sie eine weitergehende Aktenuntersuchung vorbereiten. Verfügbarkeit und Kosten bleiben sichtbar.

Gut zu wissen

Akte anlegen

Nennen Sie die benötigten Angaben. Prüfen Sie den Vorschlag vor dem Anlegen und anschließend die neue Akte.

Zeit erfassen

Nennen Sie Akte, Tätigkeit und Dauer. Prüfen Sie Zuordnung und Angaben vor der Bestätigung.

Mandatsaufnahme vorbereiten

Lassen Sie einen Aufnahmevorgang vorbereiten. Beteiligte, Angaben und weitere Prüfschritte selbst kontrollieren.

Unterlagen anfordern

Bereiten Sie eine Unterlagenanforderung vor. Empfänger, Umfang und zulässige Weitergabe prüfen.

E-Mail senden

Prüfen Sie Empfänger, Inhalt und Anhänge auf der Freigabekarte. Eine Übermittlung braucht Ihre ausdrückliche Bestätigung und eine eingerichtete Verbindung.

Frist erledigen

Nennen Sie das Ausgangsschriftstück oder eine Begründung; ohne diesen Vermerk wird keine Frist erledigt. Notfristen erledigt nur die Zweitprüfung in der Fristenansicht.

Aufgabe anlegen

Nennen Sie Titel, Akte und gegebenenfalls Termin und Priorität. Angaben auf der Aktionskarte bearbeiten oder den Vorschlag ablehnen.

Frist eintragen

Prüfen Sie Datum, Ereignis, Aktenbezug, Rechtsgrundlage, Vorfrist und Notfrist. Ist die Fristart eine Notfrist, ist sie vorbelegt. Ein Vorschlag wird erst mit Ihrer Freigabe zur Frist.

Unterschrift vorbereiten

Prüfen Sie Dokument, Empfänger und verbundenen Signaturdienst vor der ausdrücklichen Freigabe.

Vorlage ausfüllen

Bereiten Sie eine vorhandene Vorlage mit kontrollierten Angaben vor. Prüfen Sie das Ergebnis vor der Verwendung.

Honorarnotenentwurf vorbereiten

Lassen Sie einen Entwurf aus verfügbaren Angaben vorbereiten. Leistungen, Beträge und Empfänger sind bis zur Freigabe änderbar.

Dokumente ordnen

Prüfen Sie vorgeschlagene Zuordnungen und Änderungen. Originale und Rückweg vor der Freigabe beachten.

Termin anlegen

Prüfen Sie Titel, Datum, Uhrzeit und Aktenbezug auf der vorgeschlagenen Aktion.

Termin verschieben

Prüfen Sie den betroffenen Termin und die neue Zeit. Eine Verschiebung ersetzt keine Fristenkontrolle.

Aktenangaben ändern

Status, Titel oder Priorität. Prüfen Sie die gewählte Akte und die vorgeschlagenen Änderungen vor der Freigabe.

Fristenangaben ändern

Betroffene Frist, neues Datum und Begründung; die Änderung gilt erst mit Ihrer Bestätigung. Notfristen ändert der Copilot nie; das bleibt der Fristenansicht vorbehalten.

Aufgabe erledigen oder ändern

Prüfen Sie Akte, Aufgabe und Änderung (erledigt, Titel, Fälligkeit, Priorität) vor der Freigabe.

Wiedervorlage anlegen

Prüfen Sie Datum, Anlass und Aktenbezug. Eine Wiedervorlage ersetzt keine Frist im Fristenbuch.

Wiedervorlage erledigen oder verschieben

Prüfen Sie die gewählte Wiedervorlage und das neue Datum oder den Erledigungsvermerk vor der Freigabe.

Nachricht an Mandanten senden

Portal, E-Mail oder WhatsApp an den Mandantenkontakt der Akte. Wortlaut, Weg und Akte vor der Freigabe prüfen; freigeben dürfen nur Anwältinnen, Anwälte und Administratoren. Bei Compliance-Sperre sendet der Copilot nicht.

Frist stornieren

Frist und Begründung vor der Freigabe prüfen. Notfristen storniert der Copilot nie; das bleibt der Fristenansicht vorbehalten.

Termin absagen

Prüfen Sie den betroffenen Termin. Die Outlook-Kopie wird entfernt; Teilnehmer informieren Sie selbst.

Auslage erfassen

Betrag, Art (Barauslage oder Leistungs-Auslage) und Akte vor der Freigabe prüfen. Abgerechnet wird erst mit der Rechnung.

Gut zu wissen

Automationsregel anlegen

Der Copilot legt derzeit keine Regeln an. Legen Sie „Wenn X, dann Y“-Regeln unter Abläufe → Automatisierungen an.

Aufträge ansehen

Fragen Sie nach vorhandenen KI-Aufträgen. Prüfen Sie Status, Kontext und Ergebnis.

Auftragsstand prüfen

Fragen Sie nach dem Stand eines bestimmten Auftrags. Ein laufender Auftrag ist noch kein freigegebenes Ergebnis.

Abläufe ansehen

Lassen Sie verfügbare Abläufe anzeigen. Voraussetzungen und nötige Verbindungen bleiben maßgeblich.

Ablaufstand prüfen

Fragen Sie nach dem Stand eines konkreten Ablaufs und prüfen Sie offene Schritte oder Fehler.

Freigaben ansehen

Lassen Sie offene Freigaben anzeigen. Es werden nur für Sie berechtigte Vorschläge angeboten.

Freigabe öffnen

Öffnen Sie einen konkreten Vorschlag und prüfen Sie Angaben, Wirkung und Rückweg.

Ablauf starten

Wählen Sie einen vorhandenen Ablauf. Voraussetzungen, mögliche Kosten und Wirkung vor der Bestätigung prüfen.

KI-Auftrag starten

Starten Sie einen angebotenen KI-Auftrag nur nach Prüfung von Zweck, Kontext und Nutzungskosten.

Routine einrichten

Lassen Sie eine tägliche oder wöchentliche Routine vorschlagen. Uhrzeit, Auftrag und Ihre Zugriffsrechte vor dem Anlegen prüfen; Ergebnisse kommen zur Prüfung.

Gut zu wissen

Keine Belege

Fehlende oder ungeprüfte Fundstellen sind keine bestätigte Rechtsaussage. Prüfen Sie das Original, ergänzen Sie Unterlagen oder präzisieren Sie die Frage.

Keine Berechtigung

Eine angezeigte Funktion bedeutet noch keine Berechtigung zur Ausführung. Prüfen Sie Ihre Rolle und den Zugriff auf die gewählte Akte; die Kanzleiadministration kann berechtigte Zugriffe einrichten.

Freigabe nicht mehr gültig

Ändert sich ein Vorschlag oder ist die Freigabe abgelaufen, prüfen Sie den aktuellen Vorschlag erneut. Eine Fehlermeldung ist keine Bestätigung, dass eine Änderung ausgeführt wurde.

Verbindung oder Dienst fehlt

Einrichtung und Verfügbarkeit bestimmen, welche Funktionen angeboten werden. Prüfen Sie den angezeigten Hinweis und die Einstellungen des jeweiligen Dienstes. Ein vorbereiteter Entwurf ist noch keine externe Übermittlung.

Nutzungslimit

Bei erschöpftem Guthaben oder Demo-Limit beachten Sie den angezeigten Hinweis. Kostenpflichtige Aufträge vor dem Start prüfen; ein erneuter Start kann weitere Nutzung auslösen.

Unterbrochene Antwort

Lesen Sie den sichtbaren Teil nur als unvollständigen Entwurf. Prüfen Sie vor einem erneuten Auftrag, ob bereits eine Aktion ausgeführt wurde, und kontrollieren Sie das Ergebnis in der Akte.

Rückgängig

Ein Rückweg steht nur bei unterstützten Änderungen und innerhalb des angezeigten Zeitraums zur Verfügung. Externe Sendungen können nicht pauschal zurückgenommen werden.

Handbuch und Live-Demo

Dieses Handbuch beschreibt Österreich. Die isolierte Live-Demo arbeitet mit einer eigenen Demo-Kanzlei; bereitgestellte Funktionen unterscheiden sich nach Land, Rolle und verbundenen Diensten.